中小企業の管理部門に必要なことって?

中小企業の管理部門の仕事(経理、総務、人事、法務等)の考え方ややりがいについて、中小企業・ベンチャー企業の
プレイングマネージャーとして30年近く働いてきた経験の中での役立つ知識、失敗談なども交えて紹介したいと思います。

管理部門

管理部門だって利益を上げることができます!

管理部門は、売上を上げなくても、経費の節減を進めることで利益を上げる事ができます。

管理部門利益アップ

どんなことができるでしょうか?
当然、皆さん事務用品などの事務所経費や消耗品、備品の購入品は少しでもコストパフォーマンスの良いものを買うように無駄遣いしないようにしていると思いますが・・・

■その他10の提案

1.購入品は、購入額のチェックだけでなく購入頻度や使い方もチェックする。
・たまに会社の備品やティッシュペーパーを持って帰る従業員がいたり・・

2.購入品は、購入前に相見積もりを取るだけでなく、金額の大きなものは定期的に市場価格を調べてみる。
・もっと安くて便利な新商品が発売されていることもあります。

3.定期的に購入して、在庫をするものは、管理表を付ける。
・管理しているだけで無駄使いが見えてくることがあります。
・印刷する必要がないものをたくさん印刷しているなど。
・管理するために棚を整理するだけで無駄が省ける場合もあります。

4.大きな経費がかかっているところから、順に本当にその金額が妥当なのか?見直してみる。
・前からそこで買っているからとか前任者や上が決めたらから、でなく下げられる提案ができないか?
例えば、
①家賃は近隣の家賃を調べて、自社が高いと思ったらまず自社の入っている物件の大家さんと家賃交渉をします。
・契約形態の見直し→月払いを年払いにする、入居年数など
・それで下がらない場合は、現在のスペースを削減できるのであれば、削減の交渉などもあります。
②自社物件の大家さんと交渉して下がらないようであれば、近隣の安い物件への引っ越しを検討します。
※但し引っ越しは、引っ越し費用だけでなく引っ越し後の「内装」「変更登記の費用」「印刷物」など付随してかかる費用とトータルで考えます。
③自社ビルを検討してみる。
・利回りが10%以上で、ビル購入の銀行借入の返済がテナントの家賃収入で賄えて、現在の賃料がなくなるという事であれば、銀行から借り入れができる可能性が高いです。
※ただ現在は、低金利によりお金の行き場がないために都心など事業所家賃が高騰してきているところは、ダメです。

5.集金できないでいる債権や解約した店舗や事務所の敷金から不当に高い修繕費を引かれたなどの場合、『少額訴訟』を検討してみる。
・60万円までの金銭の支払要求なら、とても安く簡単に早く法的に解決できる方法です。

6.不要なもので売れそうなものをネットオークションなどで売却する。
・不要なものを処分してオフィススペースに余裕を持たせます。

7.福利厚生費の見直しをする。
・買っている飲み物代などタダだと最後まで飲まずに捨ててしまう場合でも、1杯10円でも払ってもらうと本当に欲しい時に飲んでもらえるなど・・
(会社に設置していたコーヒーマシンで飲むコーヒー代が、ものすごくかさんだ時に有料に変えると飲み残しがなくなったことがあります。)

8.外注の方が安い業務があるのなら検討する。
・外注できる業務が増えてきています。

9.その他、ペーパーレス化や電子化、有利なカードやクーポンの利用など

10.金融機関の手数料や金利を有利ものに交渉する。
・借入金を有利な金利へ借換えをする。
・新規の借入もより有利に借りられるように「経営革新」の認証を受ける、「会計原則を守る」などして、有利な金融機関を選んで、有利な条件になるように交渉します。
・その他、L/C、為替など

上記のように会社でかかる費用を見直して、管理部門で削減できた額イコール利益貢献額として金額を見直し前と後でまとめておくと、どれほど貢献できたかの『見える化』ができていいと思います。


資料作成で大切な4つのポイントについて。

管理部門というのは、資料の作成がとっても多いと思います。
その中でも会議用資料は、特に大事なものです。
この会議用資料で、みんながわかりやすくまた説得できる内容にするために必要な事は、
以下の4点を意識して下さい。

資料作成

1.簡潔に!
①できるだけ箇条書きでタイトルをつける。
②1行に1つのテーマだけにする。
  「〇〇」と「△△」につきまして、でなく
  →1)〇〇について
   2)△△について
③参考資料等は、別添にする。
 レジュメ(要旨、概要)と別添として、ともかく全体像が簡単にわかるものを用意する。
④本資料と添付資料に同じ番号とタイトルをつけて、どの資料か一目でわかるようにする。
 別添の◎◎というタイトルの資料をご覧いただいて、でなく、
 別添NO、〇番の資料をご覧いただいて、の方が間違えない。

2.数字を入れる!
数字を入れる事で、具体性と信憑性が増して、資料の信頼感が増します。
①会計の数字などは、会議の内容によって、桁を1桁、千円単位など変更して、見やすく、わかりやすくする。
②元資料から数字は、わかりやすくなるように加工する。
 例えば、月次会計報告では、販管費の全科目を入れるより主要科目とその他とするとか、人件費とか営業経費、など大まかにくくってしまいます。
③比較できる数字があれば、入れる。
 例えば、他社比較やベンチマークを作成でして比較する、前年度比較など。

3.できれば、一覧表やフロー図、数字にはグラフを入れる!
 読むというよりも見てわかる資料にします。

 グラフも同じ数字を使ったグラフでも、見やすさを考えます。
A図
中業企業の管理部門グラフ

B図
中業企業の管理部門複合グラフ

A図とB図では、「売上・仕入・経費」の経緯で最終的な「営業利益」がどうなっていくか?が
B図の方が、説明しやすくわかりやすくないでしょうか?

また資料に太字、下線、色付き文字などで注意を引くなど全部を読まなくても、このポイントを読んでくれたら大体わかります、というところを強調しておきます。

4.定例会議の資料は、フォーマットを決めておく!
①どのタイトルのどこを見れば、何がわかる、という事がわかっている、把握しやすい資料にしていきます。
②定例会議の最初の頃に資料の事で質問を受けたところは、わかりにくいという事なので、その点を反映して文言を変えたり、順序を変えたりしながら、回を重ねると参加者が良くわかる資料になるようにします。

資料は、資料番号と日付を必ず入れて、データも印刷物も決められたフォルダ、ファイルに保存しておきます。
次回、似たような資料が必要な時にたたきとして利用することで、資料作成のスピードと内容の充実度が上がっていきます。。



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