小さな会社で、経費の精算方法がちゃんと決められておらず、領収書と交換で現金を渡している・・・というような場合、精算方法を決めた方が間違いもなくなりますので、参考にして下さい。
経費精算

1)精算に使う『経費精算書』を提示します。
  ※全員がダウンロード可能なところへ保存するか、全員にデータを渡しておきます。
2) 従業員へ精算の仕方についての書面を提示します。
※『経費精算の業務フローについて』を印刷して渡して説明します。
 (書面ダウンロードできます)

精算書_01

★Excel『精算書』サンプルデータダウンロードはこちらから

■経費精算の業務フローについて

従業員が、経費の精算をしようとするとき以下の手順で行ってください。

1.精算には、券売機で購入する交通費以外は、領収書が必要です。
 領収書を用意して下さい。
 ※領収書がない経費は、精算できません。
2.『精算書』の以下の箇所に入力をして下さい。
 ①氏名:あなたの名前を入力下さい。
 ②所属部署:あなたの所属部署を入力下さい。
 ③提出日(右上):精算書を提出する日を入力して下さい。
 ④出張の精算でない場合は、次の⑤~⑦、⑨~⑩の入力は不要です。
 ⑤出張費の精算の場合、出張先地域(都道府県/市):
 出張に行った都道府県とその市まで入力して下さい。
 2か所以上になる場合もすべて行先を入力して下さい。
  例:東京都町田市、埼玉県さいたま市
 ⑥出張費の精算の場合、出張先名称:
 訪問先会社名や出席イベント名を入力して下さい。
  例:○○株式会社 ・ ○○セミナー ・○○展示会 など
 ⑦出張費の精算の場合、期間:上段出張初日、下段出張最終日、日数
  例:10月1日の朝に出発して、10月5日に戻った4泊5日の場合
    上段10月1日、下段10月5日、5日間 です。
 ⑧No.1~15までの項目記載欄
  ・交通費の場合は、
  交通会社名とどこからどこまでを項目に入力し、交通費欄に金額
   例:(項目)JR山手線 品川~渋谷 (金額)170
  ・飲食費の場合は、
  飲食をしたお店の領収書の名称(発行元)と一緒に飲食した相手名を項目に入力し、
  飲食費欄に金額と金額の右隣に人数を入力する。
   例:(項目)レストランイタリアンカフェ、○○㈱と打ち合わせ
     (金額) 14,000 (人数)3
  ・交通費、飲食費以外の経費は、
  領収書の名称(発行元)とその内容を項目に入力し、その他欄に金額
   例:(項目)ヤマト運輸 ○○へサンプル発送 (金額)500
     (項目)丸善文房具店 ファイル購入 (金額)200
 【注意点】金額など数字は、半角で入力して下さい。
 ⑨出張費精算の場合、
 日当:日数の入力および出張旅費規定に決められた単価を入力
 ⑩出張費の精算の場合、
 宿泊費:泊まった泊数及び出張費規定に定められた単価を入力
  ※実費支給の場合は、⑧の項目欄に入力し、この欄は空欄にすること。
  ⑪先に仮払金を受け取っている場合、仮払金:受領金額を入力
3.『精算書』の必要か所の入力ができたら、印刷して、領収書と一緒に上司へ提出し、最下段の欄に承認印をもらう。
4.承認印をもらった上で、『精算書』と領収書を管理部へ提出する。
5.管理部は、毎週金曜日に精算して差引額を渡します。
 ※どうしても金曜日までに現金が必要な場合は、申し出て下さい。

★Wordl『経費精算の業務フロー』サンプルデータダウンロードはこちらから


また内容が、自社に合わないところは修正してご利用下さい。