中小企業の管理部門に必要なことって?

中小企業の管理部門の仕事(経理、総務、人事、法務等)の考え方ややりがいについて、中小企業・ベンチャー企業の
プレイングマネージャーとして30年近く働いてきた経験の中での役立つ知識、失敗談なども交えて紹介したいと思います。

在庫

月次決算後の視点は?在庫はできるだけ少ないほどいいという事!

会社を安定的に成長させてつぶさないためには、自社の内容の分析をして、予算という計画を立てて、それがちゃんと実行されているか、毎月チェックするために月次決算をして、問題点はないのか?検討をする必要があります。
参照:月次決算をしているでしょうか?

会議

■検討する会議での注目ポイントは!
1.売上の予算は達成できたか?
 できなかった場合は、なぜか?
2.在庫の金額がふくらんでいないか?
 ふくらんでいる場合、それはなぜか?
3.経費も予算内で収まっているか?
 収まっていない場合、誰が使った何が収まっていないのか?なぜか?
4.売掛金はちゃんと回収できているか?
 売掛金の回収サイトは?未回収の対応は?
5.予算未達の場合は、予算が適正なのか?
 修正の必要はないか?

以上の5点がとても大事です。
もちろん売り上げが上がらなければならないのは、誰しもわかることですが・・・・
売り上げが予算を達成していても、在庫が積み上がり、売り上げの達成に気をよくして経費の管理ができていないなど損益計算書だけに注目して、売掛金が回収できていないと“黒字倒産”ということもあり得ます。
参照:損益計算書だけを見ていたら怖いですよ?!

どんなに利益が増えていても、その分在庫と売掛金が増えていたのでは、肝心のキャッシュ不足になります。

売掛金の未回収もまだ営業担当者は、厳しく管理されているかもしれませんが・・・・
在庫が見過ごされがちです。

在庫にも厳しい目を向けてください。
■在庫の注目点!
①入ってきてすぐに売れる回転率のいい在庫はどれか。
②1か月以上、滞留している在庫はどれか。
 ※各商品の滞留期間を把握しているか?
③月の最初の在庫金額と期末の在庫金額の差は、どうなっているか?

②の滞留在庫が多く、③の期末の方が増えているのなら、売れる見込み違いの仕入れが起こっているのかもしれません。
また売れ筋が足りなくなると商機を逃してしまいます。

売れない在庫を抱えて資金が足りなくなって、売れる商品を仕入れなくなると大変です。
できれば受注発注で在庫を抱えなくて済むのであれば、リスクが少なく業務ができます。

でも在庫を抱えざるを得ないのならば、売上の数字、利益の数字だけを見ていると怖い!ということをご理解いただき、在庫、売掛金の回収状況も毎月チェックして、適正か?検討する視点を持たなければなりません。


損益計算書だけを見ていたら怖いですよ?!

どうしても会社の目標は、売上高とか経費削減とか利益の金額だったりするので・・・
目標を達成したか?と損益計算書にばかりに注意がいきがちです。
でも、管理部門の人はそれだけじゃダメなんです。
損益計算書だけじゃだめ

会議の資料も損益計算書の数字だけだったりします。
でもそれじゃ、怖いんです。
ちゃんと売上目標も達成しているのに利益も出ているのに、それでも黒字倒産ってものがあるのですから・・・・
なぜ、そういうことが起こるのでしょうか?

■例えば、売上目標が、100万円で利益目標が、10万円だったとします。
実際の数字が、

売上高:102万円
月初在庫:70万円
仕入高 :120万円
売上原価:61万2千円
月末在庫:128万8千円
粗利  :40万8千円
経費  :30万円
営業利益;10万8千円

売上目標も利益目標も達成しています。

けれど・・・

今月、100万円を売るためには、手持ちの月初在庫だけでなく120万円の仕入が必要だったとしたら・・・
売上代金102万円から仕入代金120万円と経費30万円を引いたら、マイナス48万円です。
月の初めに現預金が、もしも48万円以上なければ、資金ショートを起こしてしまうということです。

損益計算書では、在庫金額はのっていますが、在庫は現金に換えられるものということで資産です。
つまり在庫金額は、損益計算書でマイナスはされません。
あくまで売上原価を知るためのものです。

損益計算書を見ているだけでは、現預金の増減がわからないのです。
もちろんここで、適正在庫の目標を決めて管理しているのなら、在庫がふくらんできたら「まずいな。」というのは、わかるとは思います。

では、もう1つ!
売上げを伸ばすためにそろそろ社用車があった方がいいな、と車を買ったとします。
でも車も現金に換える事ができる資産なので、総額はこの損得計算書にのってきません。
のるとしたら、車を今期使う経費として計上できる分(減価償却費)だけです。
※減価償却を月次で計上していなければ、のりません。
(★月次決算をしているでしょうか?も参考にして下さい)

気が付いたら、お金がなくて、大変な事になっている。とならないように、現預金や在庫、資産の現況のわかる貸借対照表もみないと会社の正確な状態は、わかりません。

役割としては、現預金がどうなっているか?の資金繰りや過剰な資産を持っていないか?などの管理は、社長や管理部門の仕事です。
営業や販売部門の人たちに、しっかりと損益計算書上で利益を上げてもらわないといけないということに変わりはありませんが・・・

在庫は、古いものがなかなか売れなくて、新しく仕入れたものが売りやすいというのは、よくある話です。
それで、新しく出た商品が売れるということで、どんどん仕入たら、また少し売れ行きが落ちてきて・・・と売れないのにいつまでも資産として積みあがっていく在庫が増えていくと危ないです。

他社の決算書でも前期や過去の期と比べて、在庫額が大きくふくらんでいないか?注意してみるだけで、その会社の状態がわかったりします。

また在庫をどういう風に計上するか?で利益の額が変わるので、不良在庫を決算期末に処理したら利益額が下がって、節税になります。
※値下げ販売、廃棄処分、在庫価格の評価を下げて計上など

意識してみて下さい。


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