中小企業の管理部門に必要なことって?

中小企業の管理部門の仕事(経理、総務、人事、法務等)の考え方ややりがいについて、中小企業・ベンチャー企業の
プレイングマネージャーとして30年近く働いてきた経験の中での役立つ知識、失敗談なども交えて紹介したいと思います。

法務

契約書を読むのが眠くなくなる方法?

取引先から送られてきた契約書、ちゃんとチェックしていますでしょうか?
どうも眠くなってしょうがないし、どうせ同じような事が書かれているのだろう、ってろくに読まずに処理したりしていないでしょうか?
管理部契約書


確かに契約書に使われる言い回しが独特で同じような事が書かれているような気もします。
でもやはりちゃんとチェックしないとトンでもなく自社に不利な事が書かれていて、相手の権利ばかり主張しているものもあります。

相手の主張ばかりで、これは酷いなぁーと思うものは、修正して欲しい箇所をちゃんと指摘すべきです。
酷い内容のものは、こちらがチェックをしない事が前提でこのまま通ればもうけものだと思っているのでしょうか?
指摘をすると修正してくれることがほとんどです。
修正してくれない場合は、契約すること自体を見直した方がいい場合もあります。

双方WinWinを考えない企業と付き合っていて最終的に損をさせられては困ります。

そこで、ちゃんと契約書を交わすためにチェックできる方法です!

1.自社に必要な契約内容の契約書のひな型を作っておきましょう。
・相手の企業からもらうと相手にだけ有利な事が書かれていないかチェックする必要が発生します。
ならば、こちらがちゃんとひな型を作っておいて、「当社のひな型でお願いします」という事ができれば、チェックは先方から指摘があった場合は、指摘のあった箇所のみとなり随分と楽になります。

契約書のひな型は、ネットで調べたらたくさん出てきます。
それを利用して作成し、できれば弁護士に相談して確認してもらって下さい。
(杜撰な契約書でも後で困ったことになります)
※一から弁護士に作成を依頼すると高くつきますが、文書の確認・修正だと顧問契約先がある場合は、顧問料の範囲内でやってもらえると思います。
※顧問契約先がない場合は、単発で契約書のチェックの依頼額と顧問の月額が同じくらいになると思いますので、契約書を取り交わすことが多い会社は、顧問弁護士事務所を持った方がいいと思います。

2.契約書を一度じっくり読んでみましょう。
読むのが眠いのは、読み慣れていないからです。
眠たいですが、一度じっくり読んで、どの契約書にも定型文のように出てくる文言と実際の条件として書かれている条項をチェックします。

例:定型文は、秘密保持に関する事項、相手方の信用が悪化した時の事項、暴力団排除条項、管轄裁判所についてなどです。→相手に一方的に有利になっていないか?をチェック
双方でなくこちらだけ守れ、という内容ではないか?

眠くなるのは、定型文が多いので、その内容を一度理解すると次からは、眠くならずにチェックできると思います。
定型の文言が入っているかどうか?チェックして、後は大事な条件の書かれている条項をチェックします。

当社に不利だと思われる条項は、担当者に確認して、先方に修正の依頼をしましょう。
お互い譲れず、歩み寄ってということもあります。

契約書のチェックを何度もしていると指摘する箇所が大体決まってきます。
先方との駆け引きで、どこまでなら譲れるか?なども決まってきます。
(相手との力関係によりどうするかなど)
そのパターンを書き出しておいて、関係部署や担当者と共有していると仕事もはかどります。



収入印紙を貼り間違えたらどうするの?

契約書や領収書に貼る収入印紙、金額を間違って貼ってしまったり、せっかく貼った契約書の内容が変わって使わなくなってしまったり・・・
実際は、収入印紙を貼らなくていい文書に貼るなど間違えることってありますよね?

そんな時は、税務署に「印紙税過誤納確認申請書」に記載して提出すると返金してもらえます。

但し、国へ納付する手数料のために貼ったものは間違って貼っても返金されないので気をつけて下さい。

もう少し詳しく説明します。
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収入印紙はちゃんと貼っていますでしょうか?

これまで何回か税務調査を受けています。
よく中小企業の税務調査は、「入ったら、何かお土産を・・・」と言われます。
でも私はできれば、「指摘するところが何もないです」と言われてみたいものだ、と常々思って来ています。

それでも、何か不備を見つけられてしまっています。
(過去の税務調査で、どんな指摘を受けたのか?もおいおい書いていきたいと思います)

今日は、最初の税務調査で指摘されたことです。
当時わが社の社長は、お酒は飲めないし、車の免許はないし、で本当に変な経費の使い方というものがなかったので、結構何も指摘事項はなく済むのではないか?と自信をもっていたのですが・・・・

契約書、1枚収入印紙の添付もれがあったのです!
それ以来、収入印紙はとても気をつけるようになりました。

貼り忘れはもちろんダメですけど金額の間違いも結構あるみたいです。
取引先で法務部があるような大きな会社でも収入印紙が貼っていないことや、金額が間違っていることって結構あるので、少し間違いやすい点などまとめたいと思います。
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『法務』って何をするのでしょうか?

小さな会社で『法務』を一部署として置いているところは、なかなか無いとは思いますので、『管理部門』として、管理部や総務部が弁護士に相談して対応するところが多いと思います。
法律

ただ仕事としては、主に会社の“法”に関わることですので、とっても重要です。

主に契約書の確認や作成、取引相手との契約内容の合意に至るまでのやり取りなど折衝にあたったり、また折衝する人に説明したりという知識だけでは進まない相手のある事を自社に不利にならない落としどころを見つける、という大変さがあります。

小さな会社といえども、取引にあたっては、きちんと事前に取引条件を決めて書面にするなど対応をしておくことによってトラブルを回避することが、果ては会社を守って、そこで働く全従業員を守ることにもつながります。

また権利関係の手続きや管理があります。
何を権利として取得しておくべきか?の判断なども必要です。
これも事前に権利を取得しておくことで、トラブルの回避につながることもあります。

小さな会社でも後継者への引継ぎ時の株の取り扱いや企業買収や合併などの問題が出てきた時も『法務』の出番です。

あと従業員に法律を守ってもらうために教育や研修を行うこともあります。
『個人情報の保護』ですとか、『セクハラ防止』などなど・・・の規定やマニュアルを作成したりします。
問題があった時に相談窓口になり、問題の解決にあたるという事もあります。

社外との紛争が起こった時の対応や被害を被った時に訴え出るなど紛争対応の仕事も『法務』の仕事です。

そのように“法”に関わる全般が、仕事になりますので、法改正が行われることなどの情報収集も必要になります。

法的な知識だけでなく、業界の知識や対応能力も必要となるやりがいのある仕事です。


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