中小企業の管理部門に必要なことって?

中小企業の管理部門の仕事(経理、総務、人事、法務等)の考え方ややりがいについて、中小企業・ベンチャー企業の
プレイングマネージャーとして30年近く働いてきた経験の中での役立つ知識、失敗談なども交えて紹介したいと思います。

総務・人事

効率的な会議をするために必要なことは?!

管理部門は、会議を取り仕切ることも多いと思います。
でも会議ばっかりしているわりには、業績に反映されなかったり、非効率な会議が多くて残業が増えたり・・・
または、全く会議をしなくて他部署との連携が取れずに自部門だけでは、能率よく業務を進められていないことなどが見られます。

会議

会議を効率的にするだけでメリットがたくさんあるので、もったいない会議を見直してみましょう。

■まずは、『なぜ、会議が必要なのか?』をしっかり押さえておく必要があります。
 大まかにいうと。
1. 関係者一同、情報の共有をするため。
2. 目標の進捗状況を報告するため。
3. 問題が起こった時に対処や解決をするため。


主に以上の3点だと思います。
通常は、1や2のために定期的な会議が行われ、3のために臨時や緊急会議が行われていると思います。

3の臨時や緊急時の会議は、直ぐに話し合って決めなければいけないことが明確なので、あまり非効率なことは起こらないと思いますので・・・
本日は、1や2の定期的に行われる会議が惰性で非効率になっていないか?効率的に運営するには、どうすればいいのか?考えてみたいと思います。

■効率的な会議をするために!
1.事前に会議の日程と議題、検討しておいて欲しい内容、スケジュールなどを配信しておきます。
 (時間をきちんと決めておく、ことが大事です)
 ※出席者の方に事前の準備をお願いします。
 ※出席者は、定例会議は各部署の責任者とその会議の時に話し合われる問題に関係する人も参加するようにします。

会議のお知らせ

2.参加者には、報告など共通のフォーマットを使って事前に資料を作成しておいてもらいます。
 ※会議当日は、出席者全員にデータでも紙でもいいので配布します。
 ●目標の設定→目標の進捗→目標の結果報告など
  営業部門や店舗などの販売部門は、数字目標と行動目標
  管理部門など間接部門は、行動目標

会議資料
★Excel『定例会議資料』サンプルデータダウンロードはこちらから
会議での発表内容は、目標が全て達成されている場合以外は、未達をどうすればいいのか?を他部署の人も一緒に考えて話し合えるようなものにします。

行動目標に対しても達成度を数字の5段階では、どれくらいできたのか?などなるべく数値化する方がいいです。
★目標は具体的に外部に報告することで達成の度合いが高まります!
(自分の中で立てた目標とその達成度合いを自分だけで確認するとすぐに「できてないけど・・・ま、しょうがないか」となります)
※定例会議で報告や発言をするために事前に各部署内でのミーティングを行っていると全社的に全社員の意見が会議の席に上がってくるしくみが作れます。

3.会議の時には、全員に発言をしてもらいます。
目標に対する報告をスケジュールに則って順番に発表していき会議時間中に沈黙の時間ができないようにします。
※発言には制限時間を設けて、その時間内で必ず終了するようにタイムを計ります。
 終了○分前など時間を意識させて下さい。

4.会議の発言は、まず自分の部署名を名乗るところから始めます。
わかっているだろう?でなく、複数部署をまたいでいる人は、その内のどの部署の報告なのかを名乗ってから発言します。
例えば、管理部門で経理と総務を兼務している場合は、まず経理部門の報告をします。という感じで、次に総務部門の報告をします。とします。
※これもわざわざ部署名をいう事で部門を代表して発言しているという自覚を促すことにつながります。

5.各自の報告や発言の後には、質疑応答の時間を設けます。
その時に必ず『反対意見のみ』は禁止事項とします。
『反対意見』がある時は、
① 反対の理由
② それに対する対案
③ 現状維持がいいと思う場合は、その根拠
上記の①と②もしくは③を必ずセットで発言すること、とします。

6.議事進行を務めている人は、沈黙の時間を作らないようにします。
ひとつの議題に対して話し合っている時に発言者がいない場合は、名指しを行います。

7.意見が出尽くして、発言する人がなくなったら予定時間前でも会議は終了します。

8.毎回、必ず議事録を作成し各部署の報告資料と一緒にしておきます。
後日、何月何日に何を決定したか、わかるように議事録としてファイリングしておきます。
※議事録の作成は、管理部門がやってもいいですが、参加者の輪番制でもいいと思います。

以上のように定期の会議は、目標を達成するためのしくみに変えていくことが効率的な会議となります。

目標も進捗も他の人の前で部門を名乗って、発表することで、達成の促進力が増し、また他部署の成功事例が参考になったりします。

失敗と成功の共有をすることにより、業務効率が上がっていきます。


組織図はちゃんと作っていますでしょうか?

中小企業でもちゃんと組織図は、作っておいた方がいいのです。
「人数も少ないし、誰がどの部署か、わかっているからいらないよ」ということで作っていないところもあるかもしれませんが・・・・

組織


次の3つの理由から、やっぱり簡単なもので十分なので、まだないところは作っておくことをお勧めします。

1.責任の所在と役割が見える化により明確になる。
①図になっているだけでリーダー職の人の責任感や自覚が出てきます。
②本部と別に店舗がある場合など意外と管理部門は何をしているのか?や社内の手続きで誰に何を言えばいいのか?わからない事もあるので見える化は一目瞭然で便利です。(職務内容を注釈で入れるなどしてもいいと思います)
③各部署間のつながりや関係も明確になります。
 ※どの部署とどの部署は連携している、とかあの部署はこの部署の管轄だなど。
④新設部署を設けるときに既存の部署との関わりを考えることやこの部署の下になど役割を考えて追加で作りやすいです。

2.外部への社内の説明をするのに役立つ。
①社員募集時にどの部署の募集でその部署には、現在何名在籍していてなど説明に使うことで応募された方にも会社の内情がよくわかります。
②金融機関など外部への会社の説明時にも利用できます。
※人数や男女比だけにして氏名を伏せるなどして組織の概要だけにするといいと思います。

3.外部へ参考資料として提出の必要があるときにあわてて作成する必要がない。
①Pマークの取得の時など既存の組織図があるとそこから修正して社内のセキュリティの役割図が作成できる。
 ※Pマークに限らず、社内で組織化するものは修正で作れます。
③補助金の申請などで必要になるときに既存のものがあればそのまま対応できます。

組織図は、まずはワードの【ファイル→新規作成】の中にあるものを応用してもいいでしょうし、以下のようにExcelで作成したり、パワーポイントで作成したり一番簡単にできるものでいいと思います。

組織図

★Excel『組織図』サンプルデータダウンロードはこちらから


年金のしくみってどうなっているのでしょうか?

年金のしくみというのは、どうなっているのでしょうか?
2階建てとか言われるのはどういうことでしょうか?
年金

それは、1階が国民年金で2階が厚生年金になっているということなんですが・・・

1階の国民年金(基礎年金)は、日本に在住する20歳以上60歳未満の人がすべて加入する必要があります。

それぞれ詳しく説明します。

1.自営業者とその家族・学生と会社務めの被扶養配偶者の入っている保険が
→国民年金(基礎年金)
老齢になったとき→老齢基礎年金
障害になったとき→障害基礎年金
遺族になったとき→遺族基礎年金

2.会社務めの人の入っている保険が
→国民年金+厚生年金保険(2階建て部分)
※公務員は、国民年金+共済組合
老齢になったとき→老齢基礎年金+老齢厚生年金
障害になったとき→障害基礎年金+障害厚生年金(障害手当等)
遺族になったとき→遺族基礎年金+遺族厚生年金

3.基金のある会社務めの人の入っている保険が
→国民年金+厚生年金+厚生年金基金(3階建て部分)
老齢になったとき→老齢基礎年金+老齢厚生年金+退職年金
障害になったとき→障害基礎年金+障害厚生年金(障害手当等)
遺族になったとき→遺族基礎年金+遺族厚生年金+遺族一時金

このように会社務めの人は、2階部分の厚生年金だけを単独で支給されるわけではないのです。
1階の基礎年金に上乗せして支給されることになります。

なので、会社を退職して転職活動をしている失業期間などもこの基礎年金の部分は、ずっとつながっているという事です。

20歳から加入ですが、学生で保険料を払う余裕がない場合は、納付猶予制度や学生納付特例制度などがあり、また失業中で保険料が払う余裕がない場合でも免除申請というものがあり、この申請をちゃんとしていることにより保険を払っている期間がつながっているとみなされますので、手続きは必ず行うようにして下さい。
※基本的には、25年以上の加入で65歳から受給です。
(条件によっては、特別支給の老齢厚生年金や在職老齢年金など65歳より前からのものもあります)

会社務めの方に扶養されている方は、国民年金の第3号被保険者という保険料を免除される手続きを取らないといけませんので、これも忘れないようにして下さい。

また今、年金を払っていても将来年金がもらえるかどうかわからない、と思われて払っていない方もいるようですが・・・
将来でなく明日、事故にあって障害をもった場合など、保険に加入していると障害年金が支給されますので、やはり加入をお勧めします。

将来的に65歳より遅くなるかも?という話もありますが、加入期間が25年より短縮されるという話などもあります。

また公的な年金だけで心配な方が、年金型保険など入っておられますが・・・・
私、個人的には保険より、401Kと言われている“個人型確定拠出年金”の方が断然、お勧めです。

中小企業の管理部門も個人型確定拠出年金に加入する個人が増えてきているので、手続きの書類が会社に来たりすると思いますが、会社の押印が必要な程度ですので、節税面からもお勧めされては?と思います。


労災と認められる範囲を知っているでしょうか?

労災保険とは、労働者が業務上または通勤途上で病気やケガをした場合やそれが原因で障害や死亡が起こった時に補償されるという事になっていますが・・・・
業務中、通勤途上であれば、すべてが認められるというわけでないのです。
一度、確認してみて下さい。
病院

■通勤災害と認められる範囲とは
1.通勤とは、労働者が仕事をするために自宅と会社の間を合理的な経路と方法で往復することをいい、この合理的な経路を外れた場合は、通勤とされません。

2.通勤途中に通勤行為を中断して何か違う行為をするとその間とその後の通勤を再開した期間も通常、通勤とされず、補償の対象にならなくなります。

3.通勤途中の日常生活上やむを得ない“”労働省令で定められている”必要最小限のもののみ中断を終え通勤を再開した期間は、通勤と認められます。
※経路の近くにある公衆トイレを使用したり、短時間休憩したりする程度、日用品の購入、選挙権の行使、病院での診察、親族の介護など

4.災害(労働者が被った傷病等)が通勤災害として保険給付の対象となるためには、さらに、通勤と災害との間に相当因果関係がなければなりません。
※被災者の故意によって生じた災害やケンカなど通勤していることが原因でないことは認められません。

5.通勤途上のケガや病気は、労働基準法の業務上の事故の補償の対象にはならず、通勤災害の待機期間は会社の補償は受けられません。

6.通勤災害と認められ、休業した場合は、休業給付が受けられます。

■業務災害と認められる範囲とは
1.業務が原因となった災害であり、業務と傷病等との間に一定の因果関係がないといけない。(業務起因性)
①労働の場における有害因子の存在:有害な物理的因子、化学物質、身体に過度の負担のかかる作業態様、病原体等。
②有害因子へのばく露条件があったと認められる場合。
③発症の経過及び病態:有害因子のばく露開始後の発症したもの、医学的にみて妥当であること。

2.事業主の支配・管理下で業務を遂行中に、その業務に関して被災したと認められる場合でないといけない。(業務遂行性)
事業主の管理下を離れていても、労働契約に基づいた事業主の命令を受けた仕事をしているときは事業主の支配下にあることになります。

(認められない場合)
①被災労働者が就業中に私用(私的行為)又はいたずら(恣意的行為)をしていて、その行為が原因となって災害が発生した場合
②労働者が故意に災害を発生させた場合
③労働者が個人的なうらみなどにより、第三者から暴行を受けて被災した場合
④休憩時間や就業前後は実際に仕事をしているわけではない場合

3.労災と認められて療養のため働くことができないときは、3日間の待機期間を経て「休業補償給付」が支給されます。
※待機期間は、事業主が労働基準法で決められた平均賃金の6割を補償しなければなりません。

参考:労災保険は、従業員1名以上で強制加入って知っていますか?


労災保険は、従業員1名以上で強制加入って知っていますか?

会社を設立して、従業員を1人以上雇うとまず加入しないといけないのが、労災保険です。
※正式名称は、「労働者災害補償保険」です。
労災

労働者以外の会社の代表者や役員は加入できません。
また労災保険は、アルバイトやパートでも1名でも、すべて強制加入で、入社と同時に自動的に加入したことになります。

■労災保険の内容
・業務災害と通勤災害に分けられます。
・業務上、通勤途上で病気やケガをした場合は、健康保険では扱われません。
  ↓
労災保険事故により病気、ケガ、またそれにより障害を残したり、死亡した場合に請求することにより、必要な保険給付を行って従業員とその家族または遺族の生活の保障を目的としています。

■給付の内容
・療養(補償)給付:(療養の給付)労災病院や労災指定医療機関等で療養を受けるとき
 →「療養の給付請求書」を提出すれば無料で治療が受けられます。
・療養(補償)給付:(療養の費用)労災病院や労災指定医療機関等以外で療養を受けるとき
 →いったん全額を立て替えして支払い、「療養の費用請求書」に病院で証明をもらって
  労働基準監督署に提出して返還してもらう
・休業(補償)給付:傷病の療養のため労働することができず、賃金を受けられないとき
・傷病(補償)年金:療養開始後1年6カ月たっても傷病が治らないで障害の程度が傷病等級に該当するとき
・障害(補償)給付:(一時金)傷病が治って障害等級第8級~14級までに該当する身体障害が残ったとき
・障害(補償)給付:(年金)傷病が治って障害等級第1級~7級までに該当する身体障害が残ったとき
・介護(補償)給付:障害(補償)年金または傷病(補償)年金の一定の障害により、現に介護を受けているとき
・遺族(補償)給付:(一時金)労働者が死亡したとき
・遺族(補償)給付:(年金)労働者が死亡し、遺族(補償)年金を受け得る遺族が全くいないとき
・葬祭料(葬祭給付):労働者が死亡したとき

※業務災害は、療養補償給付など“補償”が付き、通勤災害は療養給付と“補償”がつきません。名称が違ってきますが、給付の内容は同じです。

■取り扱い
労災保険の保険者は、厚生労働省です。
現場事務の取り扱いは、都道府県労働局と労働基準監督署です。
※直接の窓口は、会社の所在地を管轄する労働基準監督署になります。

■労災が発生したときの報告
会社は労災が発生した場合、休業期間が4日に満たないときは一定期間をまとめて、4日以上のときはそのつど「労働者死傷病報告書」を労働基準監督署に提出して、報告しなければなりません。



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