中小企業の管理部門に必要なことって?

中小企業の管理部門の仕事(経理、総務、人事、法務等)の考え方ややりがいについて、中小企業・ベンチャー企業の
プレイングマネージャーとして30年近く働いてきた経験の中での役立つ知識、失敗談なども交えて紹介したいと思います。

経理・財務

決算で、黒字にして利益を上げたい場合はどうすればいいのでしょうか?

3月末決算の法人も多いと思いますので、今回は少し決算のお話を・・・

決算は-
少しでも税金を納めたくなくて節税策をとる会社もある反面、
銀行から融資を受ける必要から、黒字決算できちんと利益を上げたい会社もあります。

男女二人

先日、日経新聞に『赤字申告法人3.3万件』を国税庁が調べたところ、1割以上が実は黒字だったことがわかった。という記事が載っていました。
少し詳しく抜粋しますと・・・・
非上場の中小企業の中にはわざと赤字にして法人税の納税を免れるケースが多いとの指摘がある。(中略)
国税庁が2015年度に赤字だと申告していた法人に対して実地調査を実施した。調査した約3万3千件のうち申告に間違いがあったのは約2万4千件。約8000件で不正がみつかり、その半数は赤字と申告していた黒字法人だった。国税庁は3011億円の申告漏れの所得を把握し、212億円を追徴課税した。企業全体の99%を占めるのは資本金1億円以下の中小企業だ。赤字であれば法人税を納める必要がないため、意図的に赤字を装う事例があるとの指摘は長年ある。(中略)
中小企業ではガバナンスがとれていないとの指摘もある。

上記の記事は、いわゆるわざと赤字にする不正をしているケースというのは、脱税の事ですよね・・・
それは、良くないと思いますが、許される範囲の節税策を取って少しでも税金を安くすることは管理部門の腕の見せ所でもあると思います。

では逆に黒字にしたい会社はどうすればいいのでしょうか?
これも管理部門の腕の見せ所です。
節税対策が書かれたサイトは、たくさんあると思いますので、ここでは利益を上げる決算について考えてみたいと思います。

どんなに利益を上げたくても、粉飾決算にならないように以下の正攻法で見直してみてください。
★安易に実際にない売上を計上したり、在庫額を水増ししたり、では他の科目の数字や過去の数字とのバランスがくずれ、粉飾だとわかるものです。
※参考:粉飾決算とは、どういう目的で行われ、どうやって見抜けばいいのでしょうか?

1.費用(経費)として出金したものを見直します。
①会社案内やパンフレットなど1部あたりの費用を安く上げるために大量に作成していないか?
→広告宣伝費として計上していたものを期末に残った分、資産計上に振り替える
その他も広告宣伝費として計上していたものは、単年度の経費が相当か?複数年で償却するのが妥当か?見直してみる。

②切手や印紙の買いだめ購入
→購入時に通信費で計上しているのなら、期末に残った分を資産計上に振り替えましょう。
※参考:切手や収入印紙、管理しているでしょうか?

③商標登録など取得
→支払手数料で計上したのなら、10年間での償却に変更する。
この時のロゴの作成などデザイン料がかかったなら、同期間に償却にする。

④その他、複数年にわたる手数料を一括で支払っているものがある場合など
→該当年分だけを経費計上にする。(ドメイン料や保証料など)

2.資産の減価償却を見直します。
①20万円未満の資産について、3年で一括償却できますが、耐用年数に基づいて償却することもできます。

②30万円未満の資産について、少額減価償却資産の損金算入の特例(即時償却)を使うこともできますが、通常の償却もできます。
※一括償却は、償却資産税はかかりませんが、即時償却は償却資産税の対象になります。

上記のように必ず、ちゃんと出金したものの処理の仕方を変える、という事であれば、金額のバランスがおかしな崩れ方にならないということです。

★但し、毎年同じ処理をしないといけないので、今年は儲かったら全て経費で落として、今年は赤字になりそうだから資産に振り替える、というのはダメなので注意して下さい。

税務署は、節税・脱税に目を光らせ、逆に銀行は、粉飾などがないかに目を光らせるという感じでしょうか。

一昔前は、税務署は税の取れるところから取るという意味でも黒字申告の企業には、3~4年毎に調査に入るけれど赤字企業の方が間隔があくなんて(?真偽はわかりません)聞いたこともありますが・・・
新聞報道のように不正を見つけようと思うと赤字申告であっても、しっかり調査があると思いますのでちゃんと法令に則った申告で、より自社の求める内容にして頂きたいと思います。


目標と予算って、どう違うのでしょうか?(予算の立て方:2.目標を参考にする方法)

よく年度末が近付くと来期の目標数字や予算を立てる。という話になります。
この目標と予算とは、どう違うのでしょうか?


売上目標


営業部門では、目標の事を予算と言って同じ意味で、使われているところも多いようです。
ところが、管理部門は目標とは意味が違う会社が多いと思います。
予算とは、どのような数字に使っているでしょうか?
以下の3点が主だったものになります。

■予算とは?
1. 目標設定を予算という。(目標の立て方も会社によって違います)
 ① 高い目標を掲げ、少しでもそれに近づけるようにする。
 ② 過去の実績から達成可能数字に少しプラスした数字にする。
 ③ 普通に頑張れば達成可能な数字にする。
2. 必達できると考えられる予想数字を予算という。
3. 経営をしていく上で必要な数字を目標や必達予想数字から計画した数字を予算という。

管理部門は、上記の1の①のような達成不可能な高い目標を信じていては、いざ会社の資金が足りないという時の資金繰りが間に合わなくなってしまいます。
なので、他部門の数字を使うときは、その数字の達成の可能性も合わせて分析しておく必要があります。
※分析方法は、過去の目標(予算)数字の達成率でみます。
 →目標 対 実績数字
その上で、2や3を使うのが管理部門の予算となります。

■目標の数字から売上予算を立てる方法
1.自社の営業部門の目標数字(予算数字)が、上記の1の①~③のどのタイプかをまず見極めます。
2.過去の達成率から、新しい目標数字(予算数字)を調整します。
・毎期達成率が、8割程度であるならば、来期の予算も目標数字の8割とします。
・毎期上振れするようであれば、その上振れ分を見込んだ数字にしてもいいですが、上振れの場合は、目標数字のままの方がいいかと思います。
 ※たくさん利益が出ると思って経費が増大すると危ないからです。

■全体的な予算について
1.売上の達成可能な数字を計画として決めることができたら、その数字から自社の仕入などの原価率より売上原価の計画数字を出して、粗利を出します。
2.経費は、実際にかかっている費用をもとに積算してみます。
 ①実際にわかっている数字は、実数
 (家賃やリース料など)
 ②実際の数字は、わからなくてもこれまでの平均から予想のつくもの
  (通信費など)
 ③毎期、数字の変動幅が大きくてわかりづらいもの
 ・わかりづらくても必ず必要なものは、取り敢えず平均額を入れる
  (交通費など)
 ・わかりづらく削減も可能なものは、最終段階まで入れずにおきます
  (交際費など)
4. 粗利と経費から営業利益の額をみて、変動幅の大きな経費の計画数字も入れます。そして最終的に利益額の多い少ないから、来期にかける経費の見直しをもう一度します。
 ① 営業利益が多い→新たな設備投資、増員計画などを検討
 ② 営業利益が少ない→現在の経費の見直し、削減の検討など

管理部門の予算は、会社が安全に事業を継続し成長していくために予算数字と実績数字があまりに大きくぶれることのないように考える必要があるという事です。
そのためには、営業部門が売上目標の達成を目指すことはもちろんですが、管理部門も経費の予算を超えないようにかかる経費を管理しておく必要があります。

ただやみくもに経費の削減を叫んでも「うるさいなぁー」と思われるだけかもしれませんが、ちゃんと数字に落とし込んで「これだけの利益を上げて、賞与を出すためには・・・」など一目でわかる予算を組むことができれば、納得頂けるものです。

また計画通り(予算)に事業を進めている会社は、金融機関などからの信用も厚くなって、いざ新規事業を始めようという時でも事業計画書が通り易くなります。

★参考:予算の立て方:1.売上の予算を立てる時に過去の数字を参考にする方法

目次 経理・財務

■カテゴリ:経理・財務内の記事の目次です。

『経理・財務』ってなんでしょうか?

小口現金が合わない時は?

小口現金が、どうしても合わなかったら最終的にはどうするの?

ともかくラベルを付けてみましょう!

収入印紙はちゃんと貼っていますでしょうか?

収入印紙を貼り間違えたらどうするの?

顧問税理士事務所は、どうやって決めていますか?

請求書や見積書、納品書って、どうやって作っていますか?

有利に借り入れをするためには?

補助金や助成金のチェックはちゃんとしていますか?

退職金制度は、ありますでしょうか?

源泉徴収税の納付は、e-Taxが便利です

資金繰り表って作っていますでしょうか?

労働分配率を意識していますでしょうか?

管理会計を充実させて会社を継続させましょう!

管理会計のための知識1:貸借対照表(B/S)、損益計算書(P/L)、他

管理会計のための知識2:収益性の分析

管理会計のための知識3:一人当たりの比率

管理会計のための知識4:安全性の分析

管理会計のための知識5:回転率の分析

管理会計のための知識6:成長性の分析

管理会計のための知識7:損益分岐点

労働分配率、低水準に?

電卓の使い方:その1基本的なキーの意味は?

電卓の使い方:その2メモリーキーの使い方は?

電卓の使い方:その3ラウンドセレクターキーと小数点セレクター

電卓の使い方:その4定数計算(加算・減産)

電卓の使い方:その5定数計算(乗算・除算)

電卓の使い方:その6実務計算

月次決算をしているでしょうか?

経理の洗い替え処理とは?

ROAとかROEって、なんでしょうか?

損益計算書だけを見ていたらこわいですよ?!

経理の勘定科目は、何が正しいのでしょうか?

賞状・贈り物・飲み会など社内イベントは、経理処理に気をつけている?

会社の小口現金は、新券を用意していますか?

簿記の仕訳をとっても簡単に考える方法

受領や承認を後までちゃんと残しておくにはどうすればいいでしょうか?

法人税は、利益に課税されるわけではないって知っていましたか?

資産の譲渡、譲受の課税処理について

支出した費用が、経費か?資産か?どう違うのでしょう?

粉飾とは、どういう目的で行われ、どうやって見抜けばいいのでしょうか?

システム会社やデザイン会社の仕掛品を簡単に計上できるExcel表と解説

仕掛品って何?仕訳ってどうするの?を解決しましょう!

借入金は、保証料も合わせて比較していますでしょうか?

従業員への貸付金は、条件があるの?契約書や書類は必要?

予算の立て方:1売り上げの予算を立てる時に過去の数字を参考にする方法

毎月の費用を正しく把握するには、前払、未払、仮過払いをちゃんと計上しましょう。

部門別や店舗別の損益を出してみましょう!

システム会社やデザイン会社が着手金をもらった時の売上と仕掛品の計上はどうなるでしょうか?

月次決算の視点は?在庫はできるだけ少ないほどいいという事!

会計ソフトの入力方法によって管理は楽になります!

経営指標を改善して新しい事業に進んでいくためには何が必要でしょうか?

【中小企業等経営強化法】って、知っているでしょうか?

小さな会社がすぐに使える『経費精算ができる業務フロー』

目標と予算って、どう違うのでしょうか?(予算の立て方:2.目標を参考にする方法)




目次 総務・人事

■カテゴリ:総務・人事内の記事の目次です。

『総務・人事』って何でしょうか?

ファイリングちゃんとできていますか?

切手や収入印紙、管理しているでしょうか?

業務フローって作っているでしょうか?

補助金や助成金のチェックはちゃんとしていますか?

退職金制度は、ありますでしょうか?

印鑑証明書、登記事項証明書なども電子申請が便利って知っていますか?

社会保険の手続きもオンライン申請が便利です!

雇用保険、労働保険の手続きも電子申請で!

商標登録を電子申請しましょう!

労働分配率を意識していますでしょうか?

従業員が病気やケガで休んだ時、傷病手当の申請をしていますでしょうか?

休日、休暇や振替休日、代休の扱いで給与が変わるって知っていますか?

人事評価制度を作るときに一番初めにやらないといけない事は?

社会保険の106万円の壁?誤解されやすいこと・・・

1人雇うのにいくらかかるの?概算計算して予算に入れましょう!

従業員への貸付金は、条件があるの?契約書や書類は必要?

プライバシーマークの取得は難しいでしょうか?

社宅は、ちゃんと取り決めていないと困ったことになります。

従業員の慶弔関係について決めておくべきこと

労働保険は、従業員1名以上で強制加入って知っていますか?

労災と認められる範囲を知っているでしょうか?

年金のしくみってどうなっているのでしょうか?

組織図はちゃんと作っていますでしょうか?

効率的な会議をするために必要なことは?!




小さな会社がすぐに使える『経費精算ができる業務フロー』

小さな会社で、経費の精算方法がちゃんと決められておらず、領収書と交換で現金を渡している・・・というような場合、精算方法を決めた方が間違いもなくなりますので、参考にして下さい。
経費精算

1)精算に使う『経費精算書』を提示します。
  ※全員がダウンロード可能なところへ保存するか、全員にデータを渡しておきます。
2) 従業員へ精算の仕方についての書面を提示します。
※『経費精算の業務フローについて』を印刷して渡して説明します。
 (書面ダウンロードできます)

精算書_01

★Excel『精算書』サンプルデータダウンロードはこちらから

■経費精算の業務フローについて

従業員が、経費の精算をしようとするとき以下の手順で行ってください。

1.精算には、券売機で購入する交通費以外は、領収書が必要です。
 領収書を用意して下さい。
 ※領収書がない経費は、精算できません。
2.『精算書』の以下の箇所に入力をして下さい。
 ①氏名:あなたの名前を入力下さい。
 ②所属部署:あなたの所属部署を入力下さい。
 ③提出日(右上):精算書を提出する日を入力して下さい。
 ④出張の精算でない場合は、次の⑤~⑦、⑨~⑩の入力は不要です。
 ⑤出張費の精算の場合、出張先地域(都道府県/市):
 出張に行った都道府県とその市まで入力して下さい。
 2か所以上になる場合もすべて行先を入力して下さい。
  例:東京都町田市、埼玉県さいたま市
 ⑥出張費の精算の場合、出張先名称:
 訪問先会社名や出席イベント名を入力して下さい。
  例:○○株式会社 ・ ○○セミナー ・○○展示会 など
 ⑦出張費の精算の場合、期間:上段出張初日、下段出張最終日、日数
  例:10月1日の朝に出発して、10月5日に戻った4泊5日の場合
    上段10月1日、下段10月5日、5日間 です。
 ⑧No.1~15までの項目記載欄
  ・交通費の場合は、
  交通会社名とどこからどこまでを項目に入力し、交通費欄に金額
   例:(項目)JR山手線 品川~渋谷 (金額)170
  ・飲食費の場合は、
  飲食をしたお店の領収書の名称(発行元)と一緒に飲食した相手名を項目に入力し、
  飲食費欄に金額と金額の右隣に人数を入力する。
   例:(項目)レストランイタリアンカフェ、○○㈱と打ち合わせ
     (金額) 14,000 (人数)3
  ・交通費、飲食費以外の経費は、
  領収書の名称(発行元)とその内容を項目に入力し、その他欄に金額
   例:(項目)ヤマト運輸 ○○へサンプル発送 (金額)500
     (項目)丸善文房具店 ファイル購入 (金額)200
 【注意点】金額など数字は、半角で入力して下さい。
 ⑨出張費精算の場合、
 日当:日数の入力および出張旅費規定に決められた単価を入力
 ⑩出張費の精算の場合、
 宿泊費:泊まった泊数及び出張費規定に定められた単価を入力
  ※実費支給の場合は、⑧の項目欄に入力し、この欄は空欄にすること。
  ⑪先に仮払金を受け取っている場合、仮払金:受領金額を入力
3.『精算書』の必要か所の入力ができたら、印刷して、領収書と一緒に上司へ提出し、最下段の欄に承認印をもらう。
4.承認印をもらった上で、『精算書』と領収書を管理部へ提出する。
5.管理部は、毎週金曜日に精算して差引額を渡します。
 ※どうしても金曜日までに現金が必要な場合は、申し出て下さい。

★Wordl『経費精算の業務フロー』サンプルデータダウンロードはこちらから


また内容が、自社に合わないところは修正してご利用下さい。

livedoor プロフィール
スポンサードリンク


ブログランキング・にほんブログ村へ
にほんブログ村



カテゴリー
スポンサードリンク
スポンサードリンク
ビジネス・業界(その他・全般) ブログランキングへ