中小企業の管理部門に必要なことって?

中小企業の管理部門の仕事(経理、総務、人事、法務等)の考え方ややりがいについて、中小企業・ベンチャー企業の
プレイングマネージャーとして30年近く働いてきた経験の中での役立つ知識、失敗談なども交えて紹介したいと思います。

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仕事をやる気にならない時には、どうすればいいでしょうか?

仕事をやる意欲は、波があると思います。
波が高い人、低い人、人それぞれですが、やる気のない時でもうまく乗っていく方法を知っている人もいます。
そんな方法を少し・・・参考になればと思います。

波水色

1.毎日の仕事初めの『ルーチン』を決めておく!
スポーツで話題になっていた『ルーチン』ですが、スポーツでは、精神を落ち着けたり、集中したり、従来の力を出せるようにと用いられています。
仕事では、冷えたエンジンを温めて、スムーズに動きだすような役割として『ルーチン』を利用したいと思います。

【ルーチンの内容】
①朝出勤してから、まずやり始める仕事を決めておいて、「さて、今日は何からしようかなぁ?」という状態ではないようにしておく。

②まず、メールチェック
これが、一番多いと思いますが、これはルールを決めておかないと1日中だらだらとメール対応に追われるという事になりかねないので、朝一番は、ざっと確認して、緊急隊員のトリアージのように『急ぎ対応』にスターを付ける、やフォルダに振分けるもしくはラベルをつける、ということで来ているメールの把握のみをまずします。

③今日、一日やるべきことをメモに箇条書きする。
できれば、手書きで、やったことから線を引いて消しこむようにします。
書きながら段取りを考えます。
場合によっては、日中に業務を足したり、修正したり、書き換えます。
そして目の前に貼るなど目につくとろに置いておきます。
(そのために手書きメモです。どうしてもPCなど電子機器で管理したい人でも閉じて目につかない、という状態にならないようにしましょう。)
※やる気のない日の業務は、以下のやる気がなくてもできる業務を組むようにします。

2.自分の仕事の波を把握しておく。
①やる気になって仕事がはかどる時間帯とやる気が下がる時間帯や曜日を把握しておく。
午前中と昼食後、午後、夕方など大まかにどんな傾向なのか?
週の初め、週末、どっちの方がやる気がある?

②月のうち月初めが、調子がいいのか、締め切り前にエンジンがかかるのか?など月の中に波があるようであれば、それを把握しておく。

③その他、飲んだ次の日は、やる気にならないなど体調との兼ね合いも把握しておく。

3.2の仕事の波にそって、仕事のスケジュールを組むようにする。
①やる気にならない時間帯は、考えなくてもできる『作業』を入れる。
資料の整理、ファイリング。入力作業。業務ルーチンの作業など。

②やる気にならない時間帯は、体を動かす『作業』をしてみる。
掃除、レイアウト変更、倉庫の整理など。

4.ストレスをためないようにする。
①上司や外部から依頼された仕事は、自分でコントロールできる仕事より優先させて終わらせておく。
催促されたり、やらないで心に引っかかっているとストレスになる。

②毎日、毎月の予定は、時間100%で立てないで、80%にして、20%は時間の余裕をもっておく。
仕事は、全てスムーズに行って時間通り、計画通りに進むという事はまずない、と思っておく。
イレギュラーの仕事に対応できる時間を取っておくことは、ストレス対策として大きいです。

③締めのある仕事は、できるだけ余裕をもって締め前に済ませておく。
仕事に追いかけられるのは、辛いですが、余裕があると追いかけることができ、それは楽しいことになります。

5.やる気のない日の行動をこれまでと変えてみる。
これまで、休息室や喫煙場に行って人と話していたり、ネットをずっと見ていたり・・・
それで、気分転換できて、やる気になった方法なら変える必要はありませんが、その日一日だらだらして終わってしまっていたのなら、違うことをしてみます。
①業務から逃げていた人は、どんな単純作業でもいので、業務をしてみる。

②無理にでも業務をしていてさらに疲れていた人は、業務から逃げてみる。
休息などできない場合は、今度必要になりそうな情報をネットで調べる、など。

6.紙に仕事の目標や、やりたいことなどをアトランダムに書き出してみる。
(やりたくない事は、あえて書かないで、前向きな事だけ書きます)
①書き出した事をやりたい順に順番をつける。

②そのために必要なことを考える。

③必要なことで、今できることを考える。
一気にたくさんや大きなことは考えず、今できる一番小さなことを考える。
例えば、「やりたい事に関連したアイディを1日ひとつだけ、1行だけ考えて書く」など、ともかくハードルを低くして、できる事にします。

④そして、今やると決めたことをやってみる。
紙に書く→書いたことをやる。の繰り返しで、決めた事はできる、という癖付と達成感を持ちます。

7.仲間と共有する仕事を作る、増やす。
一人でやる仕事ばかり抱えているとやる気のない日にエンジンをかけていくのに時間がかかっても、一緒にやる人がいると相談したり話しているうちに相手の熱をもらってエンジンが温めることもできます。
(また逆もあります)

以上のような事を利用して、毎日コンスタントに『仕事をやれちゃう体質』になっていくご参考になればと思います。
私は、毎日の仕事初めのルーチンと目標を手帳に書く、書いた手帳を見直す、が有効に働いています。

波青


効率的な会議をするために必要なことは?!

管理部門は、会議を取り仕切ることも多いと思います。
でも会議ばっかりしているわりには、業績に反映されなかったり、非効率な会議が多くて残業が増えたり・・・
または、全く会議をしなくて他部署との連携が取れずに自部門だけでは、能率よく業務を進められていないことなどが見られます。

会議

会議を効率的にするだけでメリットがたくさんあるので、もったいない会議を見直してみましょう。

■まずは、『なぜ、会議が必要なのか?』をしっかり押さえておく必要があります。
 大まかにいうと。
1. 関係者一同、情報の共有をするため。
2. 目標の進捗状況を報告するため。
3. 問題が起こった時に対処や解決をするため。


主に以上の3点だと思います。
通常は、1や2のために定期的な会議が行われ、3のために臨時や緊急会議が行われていると思います。

3の臨時や緊急時の会議は、直ぐに話し合って決めなければいけないことが明確なので、あまり非効率なことは起こらないと思いますので・・・
本日は、1や2の定期的に行われる会議が惰性で非効率になっていないか?効率的に運営するには、どうすればいいのか?考えてみたいと思います。

■効率的な会議をするために!
1.事前に会議の日程と議題、検討しておいて欲しい内容、スケジュールなどを配信しておきます。
 (時間をきちんと決めておく、ことが大事です)
 ※出席者の方に事前の準備をお願いします。
 ※出席者は、定例会議は各部署の責任者とその会議の時に話し合われる問題に関係する人も参加するようにします。

会議のお知らせ

2.参加者には、報告など共通のフォーマットを使って事前に資料を作成しておいてもらいます。
 ※会議当日は、出席者全員にデータでも紙でもいいので配布します。
 ●目標の設定→目標の進捗→目標の結果報告など
  営業部門や店舗などの販売部門は、数字目標と行動目標
  管理部門など間接部門は、行動目標

会議資料
★Excel『定例会議資料』サンプルデータダウンロードはこちらから
会議での発表内容は、目標が全て達成されている場合以外は、未達をどうすればいいのか?を他部署の人も一緒に考えて話し合えるようなものにします。

行動目標に対しても達成度を数字の5段階では、どれくらいできたのか?などなるべく数値化する方がいいです。
★目標は具体的に外部に報告することで達成の度合いが高まります!
(自分の中で立てた目標とその達成度合いを自分だけで確認するとすぐに「できてないけど・・・ま、しょうがないか」となります)
※定例会議で報告や発言をするために事前に各部署内でのミーティングを行っていると全社的に全社員の意見が会議の席に上がってくるしくみが作れます。

3.会議の時には、全員に発言をしてもらいます。
目標に対する報告をスケジュールに則って順番に発表していき会議時間中に沈黙の時間ができないようにします。
※発言には制限時間を設けて、その時間内で必ず終了するようにタイムを計ります。
 終了○分前など時間を意識させて下さい。

4.会議の発言は、まず自分の部署名を名乗るところから始めます。
わかっているだろう?でなく、複数部署をまたいでいる人は、その内のどの部署の報告なのかを名乗ってから発言します。
例えば、管理部門で経理と総務を兼務している場合は、まず経理部門の報告をします。という感じで、次に総務部門の報告をします。とします。
※これもわざわざ部署名をいう事で部門を代表して発言しているという自覚を促すことにつながります。

5.各自の報告や発言の後には、質疑応答の時間を設けます。
その時に必ず『反対意見のみ』は禁止事項とします。
『反対意見』がある時は、
① 反対の理由
② それに対する対案
③ 現状維持がいいと思う場合は、その根拠
上記の①と②もしくは③を必ずセットで発言すること、とします。

6.議事進行を務めている人は、沈黙の時間を作らないようにします。
ひとつの議題に対して話し合っている時に発言者がいない場合は、名指しを行います。

7.意見が出尽くして、発言する人がなくなったら予定時間前でも会議は終了します。

8.毎回、必ず議事録を作成し各部署の報告資料と一緒にしておきます。
後日、何月何日に何を決定したか、わかるように議事録としてファイリングしておきます。
※議事録の作成は、管理部門がやってもいいですが、参加者の輪番制でもいいと思います。

以上のように定期の会議は、目標を達成するためのしくみに変えていくことが効率的な会議となります。

目標も進捗も他の人の前で部門を名乗って、発表することで、達成の促進力が増し、また他部署の成功事例が参考になったりします。

失敗と成功の共有をすることにより、業務効率が上がっていきます。


組織図はちゃんと作っていますでしょうか?

中小企業でもちゃんと組織図は、作っておいた方がいいのです。
「人数も少ないし、誰がどの部署か、わかっているからいらないよ」ということで作っていないところもあるかもしれませんが・・・・

組織


次の3つの理由から、やっぱり簡単なもので十分なので、まだないところは作っておくことをお勧めします。

1.責任の所在と役割が見える化により明確になる。
①図になっているだけでリーダー職の人の責任感や自覚が出てきます。
②本部と別に店舗がある場合など意外と管理部門は何をしているのか?や社内の手続きで誰に何を言えばいいのか?わからない事もあるので見える化は一目瞭然で便利です。(職務内容を注釈で入れるなどしてもいいと思います)
③各部署間のつながりや関係も明確になります。
 ※どの部署とどの部署は連携している、とかあの部署はこの部署の管轄だなど。
④新設部署を設けるときに既存の部署との関わりを考えることやこの部署の下になど役割を考えて追加で作りやすいです。

2.外部への社内の説明をするのに役立つ。
①社員募集時にどの部署の募集でその部署には、現在何名在籍していてなど説明に使うことで応募された方にも会社の内情がよくわかります。
②金融機関など外部への会社の説明時にも利用できます。
※人数や男女比だけにして氏名を伏せるなどして組織の概要だけにするといいと思います。

3.外部へ参考資料として提出の必要があるときにあわてて作成する必要がない。
①Pマークの取得の時など既存の組織図があるとそこから修正して社内のセキュリティの役割図が作成できる。
 ※Pマークに限らず、社内で組織化するものは修正で作れます。
③補助金の申請などで必要になるときに既存のものがあればそのまま対応できます。

組織図は、まずはワードの【ファイル→新規作成】の中にあるものを応用してもいいでしょうし、以下のようにExcelで作成したり、パワーポイントで作成したり一番簡単にできるものでいいと思います。

組織図

★Excel『組織図』サンプルデータダウンロードはこちらから


目次 共通

■カテゴリ:共通内の記事の目次です。

『管理部門』って何でしょうか?

管理部門は、どんな人が求められて、評価されるのでしょうか?

仕事は、追いかけるより追いかけよう!

年間スケジュールの一例

月次の業務、日々の業務も書き出してみましょう。

ともかくラベルを付けてみましょう!

ファイリングちゃんとできていますか?

切手や収入印紙、管理しているでしょうか?

業務フローって作っているでしょうか?

セキュリティ対策していますか?

返事がもらえる文書の書き方は?

小さな会社の管理部門は、経営参謀にも事務方にもなれます

電子申請のために電子署名書を取得するには?

印鑑証明書、登記事項証明書なども電子申請が便利って知っていますか?

社会保険の手続きもオンライン申請が便利です!

雇用保険、労働保険の手続きも電子申請で!

電卓の使い方:その1基本的なキーの意味は?

電卓の使い方:その2メモリーキーの使い方は?

電卓の使い方:その3ラウンドセレクターキーと小数点セレクター

電卓の使い方:その4定数計算(加算・減産)

電卓の使い方:その5定数計算(乗算・除算)

電卓の使い方:その6実務計算

『経理部は見ている。』

資料作成で大切な4つのポイントについて。

賞状・贈り物・飲み会など社内イベントは、経理処理に気をつけている?

「ら」抜き言葉多数派に、ついて

次から次へと頼まれたことに『いや』と言えない人は、“できる人”になれる!

Excel書式を作成する時にちょっとしたコツで使いやすい書類になります。

中行企業の管理部門で働く人はユーティリティープレイヤーを目指して!

管理部門だって利益を上げることができます!

受領や承認を後までちゃんと残しておくにはどうすればいいでしょうか?

机の上に書類を積んでいる人は、仕事の期日を守らない人が多い?!

管理部門は、ちょっとした気配りで、できる人に!

中小企業の支援策が、たくさんあるのを知っていますか?

粉飾とは、どういう目的で行われ、どうやって見抜けばいいのでしょうか?

仕事に大事なロジカルシンキング(論理的思考)を身に着けるお勧めの方法!

月次決算の視点は?在庫はできるだけ少ないほどいいという事!

【中小企業等経営強化法】って、知っているでしょうか?

プライバシーマークの取得は難しいでしょうか?

組織図はちゃんと作っていますでしょうか?

効率的な会議をするために必要なことは?!

仕事をやる気にならない時には、どうすればいいでしょうか?






プライバシーマークの取得は難しいでしょうか?

個人情報保護

昭和63年12月に行政機関が保有する電子計算機処理に係る個人情報の保護に関する法律が制定され、平成10年4月1日にプライバシーマーク制度が創設されました。
また平成15年5月30日に個人情報保護法が公布され、平成17年4月1日に個人情報保護法全面施行となりました。

そのことから平成17年度よりプライバシーマーク付与事業者の数は増え、現在(平成28年10月21日現在)14,929社となっています。

それでもまだま少ない業種も多く、取得すると他社と差別化が図れるかと思います。

(業種別)
Pマーク業種別_01

業種としては、圧倒的に情報サービス業が多く、次に製造業となっています。
また農業は1社、林業・漁業・鉱業・公務は0社です。

(都道府県別)
Pマーク都道府県別_01

年々、付与事業者数は増加してきていますが・・・
必ずしも一度付与された事業者がそのまま更新しているわけでもないようです。

では、折角取得したプライバシーマーク(Pマーク)をなぜ更新していないのか?や取得は難しいのか?について、ですが・・・・

■プライバシーマーク(Pマーク)の取得は、難しいか?
●プライバシーマークの取得は、「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合したしくみを作って、申請をします。
●取得自体は、申請書が整っていると付与されますので、簡単ではないですが、自社だけでも取得可能です。
●プライバシーマークの取得は、ISO認証のように部署ごとでなく全社が対象となりますので、規模の小さな中小企業の方が取りやすいかもしれません。
●ISO認証は、情報が全て対象となりますが、プライバシーマークは、あくまで個人情報のみですので、個人情報の取り扱う場所が限られている場合は、取得しやすいと思います。
※社員情報を扱う管理部門と後、店舗だけ、など。

■プライバシーマーク(Pマーク)の更新は、難しいか?
●プライバシーマークは、実は取得より更新の方が大変だと思います。取得は、書類が整っていると取得できますが、更新は、その最初に出した「個人情報保護マネジメントシステム」が計画(P)通りに実施(D)されているか?その点検(C)をして、見直し(A)をしているか?のPDCAサイクルを回しているか?を見られます。
●コンサルタントに頼りっぱなしで、自社で運用していない会社は、更新が難しくなります。
●更新のたびにこの「個人情報保護マネジメントシステム」をスパイラルアップしていく必要があるので、前回の更新でOKだったからとそのまま同じものを出しても更新できませんので、より良いしくみにしていく必要があります。

■プライバシーマーク(Pマーク)は、取得するメリットはあるのか?
●個人情報の漏えい事故などを受けて、更新が厳格になっている分、持っていると信用があがります。
●特に一般の消費者からも、Pマークが目につくことで安心してもらえます。
●大手との取引では、PマークもしくはISOを持っていることが条件の場合もあります。
●社内の意識や実際に運用することで、情報の実際の扱い方が変わり、事故や犯罪は起こりにくくなると考えられます。
●プライバシーマークは、あくまで個人情報についてですが、この仕組みを作りPDCAサイクルを回す方法を知ることにより、他の情報の取り扱い方法や他のしくみの運用方法にも良い影響が及びます。

以上のことから、プライバシーマークは、自社で取得を目指せるといいのですが・・・。

■自社で取得する場合の手順
『JIS Q 15001:2006をベースにした個人情報保護マネジメントシステム実施のためのガイドライン』というものが、一般財団法人日本情報経済社会推進協会プライバシーマーク推進センターより出ていますので、このガイドラインにそって作成してください。
(プライバシーマーク制度 参考資料: https://privacymark.jp/reference/

コンサルタント会社を入れる場合は、以下のような点に注意をして下さい。

■コンサルタントで気を付ける事
①「個人情報保護マネジメントシステム」の構築の話が分かりやすいこと。
②自社の業界や業態をよく理解していること。
③「個人情報保護マネジメントシステム」で利用する規定や書式の数がやたらに多いところはやめる。
(なるべくシンプルでわかりやすいところ)
④自社に合ったしくみ(マネジメントシステム)を考えてくれること。
⑤高いシステムの導入などを提案してこないところ。
⑥コンサルは、そのまま継続して更新のコンサルもしようとしますが、できれば自社で運用できるしくみを作ってくれるところ。

まだ取得されていないところは、トライされてはいかがでしょうか?


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