管理部門は、会議を取り仕切ることも多いと思います。
でも会議ばっかりしているわりには、業績に反映されなかったり、非効率な会議が多くて残業が増えたり・・・
または、全く会議をしなくて他部署との連携が取れずに自部門だけでは、能率よく業務を進められていないことなどが見られます。

会議

会議を効率的にするだけでメリットがたくさんあるので、もったいない会議を見直してみましょう。

■まずは、『なぜ、会議が必要なのか?』をしっかり押さえておく必要があります。
 大まかにいうと。
1. 関係者一同、情報の共有をするため。
2. 目標の進捗状況を報告するため。
3. 問題が起こった時に対処や解決をするため。


主に以上の3点だと思います。
通常は、1や2のために定期的な会議が行われ、3のために臨時や緊急会議が行われていると思います。

3の臨時や緊急時の会議は、直ぐに話し合って決めなければいけないことが明確なので、あまり非効率なことは起こらないと思いますので・・・
本日は、1や2の定期的に行われる会議が惰性で非効率になっていないか?効率的に運営するには、どうすればいいのか?考えてみたいと思います。

■効率的な会議をするために!
1.事前に会議の日程と議題、検討しておいて欲しい内容、スケジュールなどを配信しておきます。
 (時間をきちんと決めておく、ことが大事です)
 ※出席者の方に事前の準備をお願いします。
 ※出席者は、定例会議は各部署の責任者とその会議の時に話し合われる問題に関係する人も参加するようにします。

会議のお知らせ

2.参加者には、報告など共通のフォーマットを使って事前に資料を作成しておいてもらいます。
 ※会議当日は、出席者全員にデータでも紙でもいいので配布します。
 ●目標の設定→目標の進捗→目標の結果報告など
  営業部門や店舗などの販売部門は、数字目標と行動目標
  管理部門など間接部門は、行動目標

会議資料
★Excel『定例会議資料』サンプルデータダウンロードはこちらから
会議での発表内容は、目標が全て達成されている場合以外は、未達をどうすればいいのか?を他部署の人も一緒に考えて話し合えるようなものにします。

行動目標に対しても達成度を数字の5段階では、どれくらいできたのか?などなるべく数値化する方がいいです。
★目標は具体的に外部に報告することで達成の度合いが高まります!
(自分の中で立てた目標とその達成度合いを自分だけで確認するとすぐに「できてないけど・・・ま、しょうがないか」となります)
※定例会議で報告や発言をするために事前に各部署内でのミーティングを行っていると全社的に全社員の意見が会議の席に上がってくるしくみが作れます。

3.会議の時には、全員に発言をしてもらいます。
目標に対する報告をスケジュールに則って順番に発表していき会議時間中に沈黙の時間ができないようにします。
※発言には制限時間を設けて、その時間内で必ず終了するようにタイムを計ります。
 終了○分前など時間を意識させて下さい。

4.会議の発言は、まず自分の部署名を名乗るところから始めます。
わかっているだろう?でなく、複数部署をまたいでいる人は、その内のどの部署の報告なのかを名乗ってから発言します。
例えば、管理部門で経理と総務を兼務している場合は、まず経理部門の報告をします。という感じで、次に総務部門の報告をします。とします。
※これもわざわざ部署名をいう事で部門を代表して発言しているという自覚を促すことにつながります。

5.各自の報告や発言の後には、質疑応答の時間を設けます。
その時に必ず『反対意見のみ』は禁止事項とします。
『反対意見』がある時は、
① 反対の理由
② それに対する対案
③ 現状維持がいいと思う場合は、その根拠
上記の①と②もしくは③を必ずセットで発言すること、とします。

6.議事進行を務めている人は、沈黙の時間を作らないようにします。
ひとつの議題に対して話し合っている時に発言者がいない場合は、名指しを行います。

7.意見が出尽くして、発言する人がなくなったら予定時間前でも会議は終了します。

8.毎回、必ず議事録を作成し各部署の報告資料と一緒にしておきます。
後日、何月何日に何を決定したか、わかるように議事録としてファイリングしておきます。
※議事録の作成は、管理部門がやってもいいですが、参加者の輪番制でもいいと思います。

以上のように定期の会議は、目標を達成するためのしくみに変えていくことが効率的な会議となります。

目標も進捗も他の人の前で部門を名乗って、発表することで、達成の促進力が増し、また他部署の成功事例が参考になったりします。

失敗と成功の共有をすることにより、業務効率が上がっていきます。


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コメント一覧

    • 1. はいはいここにいます!
    • 2017年01月03日 15:28
    • 5 なるほどです。もったいない会議という発想が斬新でした。考えたことなかったですね。私もブログしてるんで、もしよければコメントよろしくです!今年もがんばりましょう。
    • 2. 管理部CD
    • 2017年01月03日 16:23
    • はいはいここにいます!さん、コメントありがとうございます。

      会議は今、問題になっている長時間労働や残業の原因の一つになっている会社さんも多いと思うのですが・・・
      効率的にする、という事で取り組んできたことを書いてみました。

      で、そうですね、今年もがんばりましょう!!!

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