今は、もうどこの会社でも会計は会計ソフトを使っていると思います。
ソフトによって若干使える機能は違うとは思いますが・・・
管理会計を導入するためにも、会計ソフトから楽に知りたい情報が取り出せるように入力の段階でひと手間かけることをお勧めします。
PC操作男性

■手間をかけても入力したいこと参考例10
1.売掛金、買掛金は、補助科目を使って取引先名を入れる。
 未回収先、未払い先を別に一覧を作成しなくても打ち出せるようにしておきます。

2.各科目、なるべく相手先毎に補助科目を作って入れる。
 例:普通預金―銀行別、借入金-借入先別、賃借料-事務所別、などなど・・・

3.定型仕訳や備考欄の登録をして、同じように入力する。
 備考欄の検索で抜けずに抽出するため

4.備考欄は、なるべく詳細に発生日・店名・担当者名などを入れる。
 例:○/○ 山田 AB喫茶 2名(取引先;三角商店)
 例:○/○ ☆デザイン設計 CD案件分

5.売掛金の手数料をひいてきたものなど入金時に処理しておく。
 例: 現預金 99,580 /売掛金 100,000
   支払手数料 420 /

6.受取利息の法人税は、入金のあった時に逆算して入れておく。
 例; 現預金 200 /受取利息 236
   所得税  36/
 ※所得税15%、復興所得税0.315%から
(100%-15.315%=84.685%→入金額÷84.685%で割り戻す 
 →200/84.685%=236)

7.部門や店舗が数か所ある場合は、部門別が入れられる会計ソフトなら入れる。

8.予算を入れられる会計ソフトは、事前に予算を入れておく。

9.自社で管理したい項目は、初期に科目がない場合、自分で作ること。
 例:設計外注費、デザイン費、サーバ費用などなど

10.売上、仕入の営業、バイヤー名を入れる
 担当者別、予算達成の集計などに使う。


会社によって、実際に細かく管理したいことは違うとは思いますので、あくまで参考ですが・・・・
何かを聞かれたときに会計ソフトを立ち上げて、その関連科目を見たら備考欄からや検索、集計でわかる、というのはとても便利で頼りになるものです。

そのためには入力時には面倒臭くても、なるべく細かく詳しく入れておくことで大まかなところはほぼ会計ソフトでわかって、その日付から実際の資料にあたることなどが可能となります。

最近は、備考欄の文字検索で抽出などもできるので、担当者名を入れておくと誰が○月~○月まで、経費をいくら使ったか?など個人別に集計が可能だったりもします。

また取引先名を入れる事により、昨年どこからお歳暮をもらったとか、どこへ広告を頼んだとか・・・色々な事がわかることにより、他部署の担当者からも管理部に聞けばなんでもわかる、と頼りにされます。


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