管理部門のちょっとした気づきや気配りで、仕事がとてもやりやすくなったり、気分が良くなったりで仕事がはかどることもあると思います。

管理部門仕事の気配り

昔、感心したことの一つで、何か本だか新聞だかの記事で読んだのだと思うのですが・・・
書類のホッチキスのとめる位置やクリップをとめる位置をわざとずらす、という話でした。
それまでは、きっちりと紙を揃えて、きっちりと同じ位置でホッチキスをとめないと気持ちが悪くて、ずれないように・・・と書類をまとめていました。
※マナーとしては、横書きは左上、縦書きは右上、角度は45度でとめると言われています。

ずれているなんて、ずぼらというか・・・乱雑な仕事ぶりだと思っていたのです。
ところが、きっちりと同じ位置でホッチキスをとめたり、クリップをとめたりするとたくさん重ねた時にとめた位置ばかりが高くなって、重ねた書類が不安定になるので、書類の高さを揃えるためにわざと位置をずらしている、という気配り紹介でした。

少量の書類であれば必要のないことですが、たくさんの書類の時はあえてそうするということが、「なるほど、確かに・・・・」と思いました。
自分は、管理部門らしく“きっちりしている”性格だと思っていたのですが・・・
気配りが足りなかったんだなぁーと。

またこれも今から20年くらい前の事で、まだPCがこんなに便利に普及していなかった時の事です。
会社の移転で元の住所から番地だけ違うところに移転した時の事です。
社内封筒の在庫がかなりあり、印刷をし直すのがもったいないので番地だけ別の紙に社判の番地を押して、封筒の番地の上に貼ろうということになりました。

それでワープロ用紙にハンコを押していたら・・・
他の人から、番地を貼る封筒を何枚か使ってそこにハンコを押そうと言ってきました。
「上から貼る番地の紙の材質と色が一緒だったら目立たないですよね?」と言われて、これも・・・

「あー、なるほどなぁー」と思いました。
こういう事っていうのは、なかなか教えられるものでもないのだけど・・・・
実際にこういう事があるとそこで気づきが生まれて、自分の考える幅が拡がっていくのだと思います。

そこで書類について、すぐにできる事を3つ!

1.書類は、レイアウトにこだわる。
・レイアウト一つで、見やすくも見にくいものにもなります。
 文字の大きさ、左寄せ、中央寄せの位置、線の太さ、統一感など

2.チェックを必要とする書類は一覧をつけて、一覧の並び通りに実物を並べる。
・例えば、請求書のチェックなど請求書の一覧を作成して、一覧で金額や合計の確認をできるようにした上で、その一覧の並び通りに下に実際の請求書を重ねておくとチェックする方がチェックしやすくなります。

3.同じような項目が必要な書類や、毎月定期的に出す書類は、毎回同じ書式に統一する。
・同じ形式にしていると自分の知りたいことがどこに書いてあるのかが探しやすくなります。

『このやり方が絶対に正しい』ではなく、違う角度からものを見られるようになることは管理部門の仕事にも大いに役立ちます。

そう思うと“気配り”や“おもてなし”産業と言われているホテルやサービス業から学ぶこともたくさんあるのだと思います。

また同じことをやるにしても「言い方」も大切です。
これもまた相手に思いやり(気配り)を持っていたら自然とお互い気持ちよく仕事ができるような言い方ができるのだと思います。
私もまだまだですけれど・・・良いところを気づく感性を持って、気配りが伝染していくような仕事がしたいと思います。




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