管理部門は、お金の精算や書類の承認を取ったり、また承認済み書類を整理したり、後日その書類を確認することもあると思います。
元々の書類に受領や承認の確認印を押すよう欄があると問題がないと思いますが、そういうものがない場合には、どうしているでしょうか?

管理部書類の受領承認


人数が少ないから、わかっているから、大丈夫?
経費の精算で、「お金もらいましたっけ?」なんてことになったこともないでしょうか?

東京の豊洲の新市場じゃないですけれど・・・
やっぱり、「もらった」「もらってない」とか「言った」「言わない」とか“いつ、誰が、何を、承認した、受領した”が、わかるようにしておいた方が、問題があった時にすぐに対応もできていいと思います。

そのために『グループウェア』を導入して、ワークフローで承認の経路を決めて決済するのも一つの方法です。
(グループウェア:コンピュータのネットワーク上で情報共有するためのソフトウェア)
有名なところだと“サイボウズ”や“デスクネッツ”があると思います。
また今は、無料のグループウェアもあります。

グループウェアを導入していても、外部の書類で紙ベースのものの場合は、その承認経路を使えない場合もあります。

そんな紙ベースで「受領」や「承認」欄がない書類は、どうしたらいいでしょうか?
とても単純な話で「なーんだ!」と怒られてしまうかもしれませんが、なければ作ればいいという話です。

■もっと具体的に言いますと


管理部受領印

管理部承認印


こんな『ハンコ』を作ります。
PCで使いたい大きさで作成して印刷して、ハンコ屋さんに持って行って同じようなハンコを作りたいと言えば作ってくれます。
費用は、500~1,000円くらいで大丈夫だと思います。

管理部受領印2


こんな風に日付を入れる欄があってもいいかもしれません。
これを例えば精算書の右上や左上に押しておいて、お金を渡した時にここにハンコやサインをもらう、という使い方です。

承認の方も同じように承認が必要な書類で、承認印欄がないようなものは、これもしかるべき場所に事前に押しておいて、担当者にハンコをもらいます。

書類そのものに書き込みができないものであれば、コピーを取ってそちらに押しておいてもいいと思います。

とっても簡単な事なのですけれど・・・
結構、効果があります。
受領、承認について後日確認できないようなところは、やってみて頂ければと思います。

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