管理部門というのは、資料の作成がとっても多いと思います。
その中でも会議用資料は、特に大事なものです。
この会議用資料で、みんながわかりやすくまた説得できる内容にするために必要な事は、
以下の4点を意識して下さい。

資料作成

1.簡潔に!
①できるだけ箇条書きでタイトルをつける。
②1行に1つのテーマだけにする。
  「〇〇」と「△△」につきまして、でなく
  →1)〇〇について
   2)△△について
③参考資料等は、別添にする。
 レジュメ(要旨、概要)と別添として、ともかく全体像が簡単にわかるものを用意する。
④本資料と添付資料に同じ番号とタイトルをつけて、どの資料か一目でわかるようにする。
 別添の◎◎というタイトルの資料をご覧いただいて、でなく、
 別添NO、〇番の資料をご覧いただいて、の方が間違えない。

2.数字を入れる!
数字を入れる事で、具体性と信憑性が増して、資料の信頼感が増します。
①会計の数字などは、会議の内容によって、桁を1桁、千円単位など変更して、見やすく、わかりやすくする。
②元資料から数字は、わかりやすくなるように加工する。
 例えば、月次会計報告では、販管費の全科目を入れるより主要科目とその他とするとか、人件費とか営業経費、など大まかにくくってしまいます。
③比較できる数字があれば、入れる。
 例えば、他社比較やベンチマークを作成でして比較する、前年度比較など。

3.できれば、一覧表やフロー図、数字にはグラフを入れる!
 読むというよりも見てわかる資料にします。

 グラフも同じ数字を使ったグラフでも、見やすさを考えます。
A図
中業企業の管理部門グラフ

B図
中業企業の管理部門複合グラフ

A図とB図では、「売上・仕入・経費」の経緯で最終的な「営業利益」がどうなっていくか?が
B図の方が、説明しやすくわかりやすくないでしょうか?

また資料に太字、下線、色付き文字などで注意を引くなど全部を読まなくても、このポイントを読んでくれたら大体わかります、というところを強調しておきます。

4.定例会議の資料は、フォーマットを決めておく!
①どのタイトルのどこを見れば、何がわかる、という事がわかっている、把握しやすい資料にしていきます。
②定例会議の最初の頃に資料の事で質問を受けたところは、わかりにくいという事なので、その点を反映して文言を変えたり、順序を変えたりしながら、回を重ねると参加者が良くわかる資料になるようにします。

資料は、資料番号と日付を必ず入れて、データも印刷物も決められたフォルダ、ファイルに保存しておきます。
次回、似たような資料が必要な時にたたきとして利用することで、資料作成のスピードと内容の充実度が上がっていきます。。



スポンサードリンク

コメントする

名前
URL
 
  絵文字