毎月、経理で計上するものは、現金主義(現預金の動きのあった時点に処理をする事)より発生主義(取引が起こった時点で処理をする事)が望ましいです。
その方が、毎月の売上や費用の額が正しく認識されるからです。
必ず、翌月に入金があるとか支払うという約束であったとしても、月末の支払日が土日祝日などであれば計上するのが、もう一月後の月初めになることもあるからです。
経理計上

それでも、請求書などの発生した金額を計上するための書面がくるのが遅くて経理処理が滞って困る、などという場合に“洗い替え”という処理の方法があります。

また経費の仮払金や立替金の精算に差額の処理ではなく洗い替え処理により経費の総額をわかりやすくするということでも使います。

まず処理を早める目的の方は、例えば毎月の電話料金の請求書が翌月の15日くらいに来て、引落は、27日だった場合。
自社では、電話は誰がどこに何分かけたか、なんて管理をして金額を出すなどということができないので、15日の請求書が来るまで“通信費”の計上が出来ません。
でも会社からは、月次の試算表なり月次決算書なりを毎月10日までには出すように言われていた場合などです。

この“洗い替え”(期中現金主義)を説明します。

【洗い替え】
①処理を早める
■3月末決算の会社で、電話代を例に取ります。
2016年3月分の電話代が、4月27日に¥10,000 引き落とされます。
   4月分→5月27日¥10,200
   5月分~翌1月分→翌月の27日に1万円が引落
2017年2月分→3月27日¥10,250
   3月分→4月27日¥10,500
     ↓
[仕訳]
2016年3月末決算時:通信費 10,000/未払費用 10,000(3月分)
(前期未払費用残高 10,000円)
2016年4月仕訳:通信費 10,000/現預金 10,000(3月分)
   5月仕訳:通信費 10,200/現預金 10,200(4月分)
   6月~翌2月 翌月の引落日に仕訳(5月~1月分)
       :通信費 10,000/現預金 10,000
2017年3月仕訳:通信費 10,250/現預金 10,250(2月分)

2017年3月末決算仕訳:未払費用 10,000/通信費 10,000
(前期決算繰り越し未払費用計、当期4月に計上済みにつき逆仕訳で重複の消し込み)
       :通信費 10,500/未払費用 10,000
(当期3月分を翌期へ未払い費用として繰り越し)

年間を通しては、4月~3月まで毎月、通信費の仕訳があり、4月に計上した実は前期の未払い費用分も3月で消し込んで、3月の未払い費用も計上してトータルの金額では、当期発生した金額にする、というものです。

但し、この洗い替え処理は、この通信費のようにあまり毎月の変動がないものであればいいのですが、金額の変動が結構あるものは、期末月にしわ寄せが来るので、月々は概算数字を計上するなど別の方法も検討してみて下さい。

②経費の精算時の方法
従業員○○さんが、出張に行くのに9月10日に5万円の仮払をした。
出張が終わって、9月13日に精算をしてきた。
(精算内容)
旅費交通費 ¥24,000
宿泊費    ¥10,000
飲食費    ¥23,000(取引先A社、5名)
計      ¥57,000
追加精算費  ¥7,000
  ↓
[差額の仕訳]
■9月10日
仮払金 50,000/現金 50,000
■9月13日
旅費交通費 24,000/仮払金 50,000
旅費交通費 10,000/現金   7,000
会議費   23,000/

[洗替処理]
■9月10日
仮払金 50,000/現金 50,000
■9月13日
現金 50,000/仮払金 50,000 →一旦戻しいれる事(洗い替え)
旅費交通費 24,000/現金 57,000
旅費交通費 10,000
会議費   23,000

洗替をすることにより9月13日の出張費の総額が会計データを抽出した時などにわかりやすいなどのメリットがあります。


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