私の会社も昔は、期中は試算表の作成だけをしていて、減価償却やもろもろの事は決算の時に決算処理としていました。
でも、それでは期中はずっと黒字だったのに決算処理をしたら、赤字になってしまった。なんて事も起こってしまいます。
月次決算の勧め

また会社をずっと継続させていくために管理会計を導入して実績と予算の比較・管理をしようと思ったら、やはり毎月正しい数字が出ていないとなかなか早め早めの事業の戦略や戦術の見直しができません。
キャッシュフローも毎月、合わせておいた方が、資金繰りのためにもいいです。

なぜ、決算時に赤字になってしまうことがあるのでしょうか?
1.毎月の在庫(仕掛り品)を計上していない。
2.減価償却を期末でする。
3.消費税の処理を期末でする。(期中税込経理)

中小企業では、主に上記3点が大きいのでは、ないでしょうか?

また月次決算をしようと思ったら、請求書が届くのが遅いなどの問題もあるかもしれません。
それでも月次決算をできるような仕組みに変えて、期末に慌てないように決算月の前の月くらいには、決算の着地点が予想できるようになっていると安心することができます。

【月次決算をするための対応策】
■在庫
商品在庫は、できれば毎月実地棚卸をするべきです。
これは、在庫が膨らむという事は、利益が出ていてもキャッシュフローがきつくなる事でもあるので毎月、現場もそれを理解して管理の必要性を知るためにもやるべきです。

そして、予定在庫より〇%オーバーしたら、値引きして売る。
値引きして売ったら、予定利益より〇%減額した。→その利益を取り戻すには?と手を打って行くようにします。

商品販売でない会社でも、仕掛り品の管理をして、仕掛品の計上をするのも同じことです。
システム会社などは、人の働く量と時間を仕掛りとして計上します。

■減価償却
減価償却は、エクセルで減価償却する資産の管理表を作っておきます。
決算期末に作るのでなく、決算が終わったらその表の期末在庫を次の期の期首在庫にして、始まった期の減価償却表を先に作ります。

そして、
①まず現在ある減価償却の必要な資産の当期の償却額を表に入れて、1/12を毎月減価償却費として費用計上します。(予算にも計上します)
②予算で、当期減価償却が必要な備品等の購入予定があれば、それも予定購入時期に入れた減価償却表を作っておきます。(予算に計上します)
→実際に購入した時点で、修正が必要であれば、修正して当期償却する分の月次にした金額を費用計上します。

■消費税
中小企業は、期中税込経理処理をしているところも多いと思います。
※免税事業者は、税込経理方式
期中税込経理処理をしていて、労働分配率の高い会社では、決算時に消費税額が予想以上に多くて、利益がなくなるということが起こったりします。

そうならないために、
①まず、当月の経理の入力を済ます。
②会計ソフトの税込を税抜に変更して、そこで表示される(仮払消費税)と(借受消費税)の金額の差額を「未払消費税」として、毎月計上します。

■数字の確定が遅くなる科目
①請求書が来るのが遅い、などは取引先に毎月翌5日までには、欲しいとお願いするなど依頼をして下さい。
②電話料金などの毎月あまり差がないものは、期末と期初に洗い替えをして、期中は対象月に引落があった、支払った金額を計上します。(期中現金主義)
※あくまで金額の変動うが少ないものだけにしないとここでも大きく差が出ては意味がなくなってしまいます。
③社会保険料や自社の管理しているものは、管理している金額を計上する。
※差があれば、差額の訳を確認して修正する。
洗い替え処理

以上のような感じで月次決算をし、予算と実績の比較表も作成してみるといいと思います。


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