管理部門というのは、色んな連絡文書を送ります。

書類

それに回答が欲しいのになかなかもらえなくて困る事って、ありますよね?
※今は、メールでの連絡が多いと思いますので、メールを想定しています。

さて、どういう時に返事がもらえないのでしょうか?
相手が、忙しくて返事がもらえない事もあります。

ただ忙しくて全く見ないという場合以外では、ざっと目は通すと思います。
その時に文字がずらずらと並んでいると、これは時間がかかりそうだなー?と思うと後回しにされてしまいます。

なので!返事がもらいやすい文書は、以下8点意識して下さい。

1.件名、表題を具体的にわかりやすいものにすること。
 ・何のための質問で、なぜ必要か、何に使うなど。

2.返事が欲しい文書であるとすぐにわかること。

3.回答期日がすぐにわかること。
 ・回答期日は、急ぎでなくても入れた方が回答をもらいやすいです。

4.質問内容がわかりやすいこと。
①質問は、一つの文で二つ以上入れないで、一文に一つの箇条書きにすること。
※番号をつけて、何番の質問は、と言えるようにしておく。
※全く違う問題の場合は、一緒の文書で送らずに分けること。
②前文などと質問の間にスペースを空けること。

5.回答しやすい質問にすること。
 ・できれば、相手が文章を書かなくても、何番など記号で応えられること。

6.相手へのねぎらいと回答への感謝の言葉を入れること。

7.返事がない場合は、催促の文書をどの文書の回答が欲しいのかわかるように送ること。
 ※相手を攻める文章にならないようにすること。

8.催促の文書を送っても回答がない場合は、直接何月何日に送った何という文書の件でと電話、もしくは口頭で質問すること。

私の部下にも、とても仕事ができて、色んな事を考えて実行する力があるのに連絡や報告のメールが、小説のように長々と経緯が書いてあって、短時間に要点が把握できないばかりに皆に読んでもらえない残念な文書を書いていた人がいました。

全て箇条書きの文書に直してもらったとたん、読んで、返事をもらえるようになりました。


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