例【中途採用時の業務フローについて】
１．新しく従業員を雇おうと思った部署は、
　雇いたい人の人数、条件等を決めて、総務・人事に連絡をする。
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２．総務・人事は、どの媒体を使って募集をかけるのか決めて、募集を開始する。
　（ハローワーク、民間、複数個所などコストと効果により決める）
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３．総務・人事は、応募書類が送られてきたら、
　応募者の情報を一元管理し、募集部署と情報の共有をする。
　（エクセルで作成して更新状況を共有したりグループウェアで共有する）
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４．募集部署は、総務・人事より応募書類を受け取り、書類選考を行う。
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　　書類選考の結果を総務・人事へ知らせる。
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５．総務・人事は、不採用者への通知と
　書類選考合格者と募集部署の面接日時の調整を行う。
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６．募集部署は、第１次面接を行う。
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　　結果を上司に知らせ、必要であれば第２次面接を行う。
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　　面接選考の結果を総務・人事へ知らせる。
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７．総務・人事は、不採用者への通知と
　　面接合格者へ“採用決定通知書”とその他、セットで必要な書類を送る。
　※必要な書類のセットも決めておきましょう。
　　【例】入社承諾書・誓約書・身元保証書・労働条件通知書・入社後必要書類の案内など
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８．新規採用者の入社の日時の決定
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　　新規採用者の入社の準備をする。

　（誰が何を準備するのか？決めておく）
①机、いす（総務）
②使用するPCとID・PWの発行（システム管理部）
③名刺（作成の時期：試用期間終了後など（総務））
④ロッカー（総務）
⑤名札（総務）
⑥入社後必要書類１式
　【例】通勤届、給与口座申請書、社内ルールについてなど
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９．初出勤日
　・総務・人事より社内規定や経費の精算についてのオリエンテーションを行う。
　・募集部署より業務の説明
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１０．総務は、入社手続き（公的）をする。

また業務フローが決まったら、その各自の業務の中で必要なものを採用フォルダに１式で準備しておくようにします。

【例】総務・人事
書面のひな型（不採用通知、採用決定通知、入社承諾書、誓約書、身元保証書、通勤届、給与口座申請書、扶養控除等申請書、労働条件通知書、社員証、入社後必要書類の案内）、名札入れ、社内規定、経費の精算方法や社内ルールについて、採用時チェックリストなど
※後日、参考書類もアップします。

採用される側も必要な書面が揃っていて、スムーズに進むと安心できると思います。
ちゃんと手順が決まっているところは、それを書面にして、その時々にあれもいるこれもいると対応していたところは作成してみてはいかがでしょか？

ワードで時系列に文書にしてもいいと思いますし、エクセルで表にしてもいいと思います。
管理部でたたきを作成し、関係部署に見せて加筆・修正があれば加えてもらい、決まれば今後はその流れで進めることとしますと決定事項の最終の連絡をしてスタートします。