備品の管理や在庫の管理をするのにともかくしまう場所を決めたら、そこに“ラベル”をつける事、してますでしょか?

備品

私が、これまで働いた会社は、私の入社時には何となく置き場所が決まってはいるけど・・・
適当に置かれている。というところばかりでした。

そこで!ラベルをつける効果は、以下の4点です。

1.当然、どこに何があるのか?一目でわかって、探しやすくなる。
2.管理者以外の人も決められた場所にものを置いてくれるようになる。
3.ものが整理されて同じ場所に置かれることにより、一目で在庫状況がわかり、
 余分な在庫や品切れがなくなる。
4.整理整頓されることにより場所が有効につかわれる。(場所を取らない)

ラベルの付け方について、もう少し具体的な例をお話ししますと・・・

①棚や書庫に商品名を書いた紙を貼っておく。
(商品名と番号をつけて、略図を作って関係者に渡せるともっといいです)
②種別毎に色分けをする。
(事務用品は緑、販売用備品は赤としたり、もしくは利用部署ごとでの色分けなど)
③段ボール箱や整理箱にタイトルをつけて、その中にものを入れいく。
(使用済みトナーなどは、そのまま償却や発送をします)
④置き場所を決めた床にカラーテープで仕切り線をつける。
(コピー機の横に四角くカラーテープでしるしをつけて、そこに必ずコピー用紙とトナーを置いておくや入口のこの四角の範囲には処分する書籍をおいておくなど場所決めに使う)
※新しい棚を買うお金がなくても社内が整理されます。
⑤床にカラーテープで導線や立ち入り禁止区域のしるしをつけておく。
(事務所内に倉庫スペースを作る事ができます)
※導線にものを置かないようにできます。
⑥出入りの管理が必要なものは、ラベルと一緒に出入を記入する一覧用紙やノートを設置しておきます。
※記入用ペンとセットでつり下げたりしておくといいです。
★備品管理表PDF
備品管理表Excelサンプルデータダウンロードはこちらから

⑦在庫数何点になれば追加発注が必要か決めておき経理や総務へ申請するしくみを作る。
(規則を書いた紙を貼っておく。申請書も設置しておく。もしくは申請方法を記載しておく)
⑧発注先情報も一緒に管理する。
(鍵がかかるなら“取り扱い説明書”“保証書”を一緒に管理。
 また購入先会社名、連絡先がわかるようにしておく)

上記のようにラベルをつけることにより物の整理整頓をしておくことが、無駄な発注や重複発注をなくしたり、無くしたりすることがなくなって経費の削減につながります。
また必要かどうかや代替品に変えた方がいいかどうかの検討なども一目みて現況がわかります。

担当者は、自分がちゃんと管理していてどこに何かあるかわかっている、と思っているものですが・・・
担当者がいなくても困らないようにしておくことが大事です。

もしも備品、消耗品、在庫がぐちゃぐちゃ状態なら、試しにやってみて下さい。

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