管理部門の仕事の能率は、書類の整理ができているか?どうか?で大きく変わります。

ファイリング

必要な書類がすぐに取り出せて、閲覧できる状況にあると何かを調べたり、検討したり、資料の作成をする時に参照したり、とても能率よくできるというわけです。

例えば、契約書をただただ受けとった順番に綴じていっているだけでは、いざ確認したいと思った時に探すのが大変ですよね?

そこで、以下の手順でファイリングしてみて下さい。

1.クリアブックの背表紙に“契約書”とタイトルをつけます。
 量が多い場合は、“あ~さ”“た~わ”など分けます。
※もちろん、3つでも4つでも量により分けて下さい。
(始めは少なく1冊から量が増えるたびに増やせばいいと思います)
2.クリアブック内で、あ・か・さ・た・な・・・・と分けて、カラーインデックスで仕切っておきます。
(1で記載しているように後で、わける時に分けやすいようにと見つけやすいようにです)
3.各クリアブックの各インデックスの1ページ目に『契約書管理一覧』という表を作成し、入れておきます。
※例:クリアブック“契約書 あ~さ”のカラーインデックス“あ”の次頁に入れておく。
★契約書管理一覧
Excelサンプルデータダウンロードはこちらから

3.契約書を受け取ったら、『契約書管理一覧』に記入します。
4.クリアブックにはさむクリアファイルに『契約書管理一覧』のNOと同じ番号のインデックスシールを貼ります。
5.『契約書一覧』に記載した契約書と同じNOのインデックスのついたファイルに契約書を入れます。
※例;NO.1(株)あいうえお→クリアブックの1のインデックスのついたクリアファイルの中は、(株)あいうえおの契約書が入っている。

上記のように契約書を整理しておくと「どこそこと契約書、締結していたっけ?」というときに全部の契約書を調べなくても一覧表をみるだけでわかります。

例えば、「(株)あいうえおの契約書見せて」と言われたら、“契約書 あ~さ”を出して、カラーインデックスの“あ”の次頁の一覧を見て、(株)あいうえお がNO何番のファイルに入っているか?確認して、該当の番号のインデックスファイルの中から出す、という事です。

直ぐに契約書を出せることにより確認をするのが面倒ではなくなり、念のためにいちいち確認する。という事もできます。

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