経費精算後、ちゃんと金庫の残高、合わせていますでしょうか?
また1円合わないなぁーっていう時、どうしていますか?
小口現金

私が、経理の仕事を始めた本当に最初の頃に他社の経理の方に教えてもらった事なのですけど・・・

1円でも合わない時は、1円くらいなら足しておくか、っていうのだけは、絶対にやってはいけない!というものでした。(当たり前じゃない!という方、ごめんなさい)
例え1円でも、なぜ合わないのか?徹底的に究明して、それでも合わない時は、ちゃんと上に報告するようにとのことでした。(銀行と一緒です)

合わないのは、いけないのは重々わかっていても、1円くらいなら、ついつい報告もしづらいものです。

けれどやっぱり次の5点の理由から、足してはいけないのです。

1.きちんと残高が合うまで、再確認をするという習慣がつかない。
2.1円くらい足すと思うと5円でも100円でも足りない分を足すようになってしまう。
3.2の行為を繰り返すと次は、多い時に多い金額を抜くようになる。
  これまで足しているのを返してもらうと思うと気が咎めない。
4.現金が合わない時は、報告するという事をおこたって自分で帳尻を合わすようになる。
5.その都度、金庫を合わさなくなる。
  毎月、月末だけ金銭を足したり抜いたりして合わすようになる。

最初は、たった1円の事が、気が付いたら机の引き出しに『小口現金帳尻合わせ用現金』が、千円とか2千円とか膨らんでいくと・・・怖いですよね?

私も、合わない時は、「40円どうしても合いません」とか報告して、「ちゃんと合わせて下さいね」なんて、お叱りモードで言われた事もあります。
どうしても、ぴったり1万円合わなかった事もあります。
お札がくっついているのに気づかずに支払ったのだと思いますけど・・・

なので、部下にも金庫を任す時には、最初にこの事を話すことにしています。
ちゃんと報告することで信用力は、その事でも上がっていきます。
後、精算金の渡し間違いをしないようにお金と一緒に受領印をもらうようにするなど間違いが起こらない“しくみ”に変更していくようにもなります。

経費の精算時は、忙しくて大変でも習慣として毎回合わすようにしましょう。
【業務フロー例】
①経費の精算をして、すぐに会計ソフトに入力する。
②金庫の残高を数える。→残高チェック表に入力しながら。
③残高チェック表に①の会計の残高を入力する。
④残高チェック表の金庫の残高と会計の残高が合っていたら、OKとする。
⑤合わせた残高チェック表を印刷して、当日の経費の精算所と一緒にファイリングする。
 ※月末には、上司にも一緒にチェックしてもらうと確実です。
小口現金チェック表

★小口現金チェック表PDF
小口現金チェック表Excelサンプルデータはこちらから
※シートの保護の解除は【校閲→シート保護解除】

★参照:小口現金が、どうしても合わなかっら最終的にはどうするの?





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