日常業務を月のどのタイミングが期限で、どれくらいの時間がかかるのか?表にして書き出してみましょう。
日常月次業務

それにより月のどのあたりが忙しいとか、どのあたりに余裕があるのか?が一目で把握できます。

できれば、どの業務も期限の1日前には完了していると毎月、慌てずに業務が回ります。
支払関係も送金自体は、期限の当日にするとしても送金の準備は前日までに終わらせて、当日はもう一度、確認するくらいにしておくと間違いもなくなります。

また管理部門の業務は、一人で全ての作業をしてチェックして、実行をするよりできるだけダブルチェックするようにしくみ化するのがいいと思います。
1人で任されていても、上司に事前にチェックをしてもらって、その書類にチェック印をもらうようにしておくなど・・・
常にダブルチェックを心がけることで、間違いが減らせると同時に信用力も増します。

実際に毎月、どんな業務があるでしょうか?
一例として書き出してみます。

◆月次業務(ルーチン)
前月の会計をしめて試算表(月次決算)の作成→報告
出勤簿をしめてチェック→給料計算の準備
市民税の納付準備→送金
源泉徴収税の納付準備→送金
給料計算→支給の準備→送金
経理精算
会計入力
短期資金繰り表の更新
請求書発行準備→請求書作成→発送
売掛金入金チェック→営業、販売部門へ報告
各種請求の支払い準備→送金
消耗品、備品のチェック→購入
各変更手続きの準備→手続き
慶弔、贈答品、準備、手配

会社によって、もっと色々とあるかと思いますが、共通としては、こんなところでしょうか、、、?
この内容で月次業務一覧表を作成します。
★月次業務一覧(例)PDF
月次業務一覧(例)Excelサンプルデータダウンロードはこちらから

そして、毎月イレギュラーな業務がある場合は、それも追加して書き出しておきましょう。
期限ぎりぎりになって慌てないために月の初めに予定を立てておくと大変そうな業務の対応を先に考えておけるので、簡単な事なのですけれどやるのとやらないのでは、気持ちの余裕が違います。

それと期末に来年度の予定を立てる時に役に立ちます。
毎月作成した月次の業務一覧に備忘で色々と書いておいて、
翌年のスケジュール、予算、資金繰り表などの作成時に参考にするともれがなくなります。




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