仕事に日々追いかけられていると苦しいですよね?
追いかけられると気も焦りますし、余裕がなくなってミスが出たり、新しいことに挑戦することもできなくなってしまいます。

では、どうすれば追いかけられずに追いかける事ができるのでしょうか?
以下、10点あげてみます。

1.ルーチンワークのするべきタイミングと時間をきちんと把握する。
2.ルーチンワークの業務のやり方を見直して、効率化できないか?考える。
3.ルーチンワークの仕上げを期限ぎりぎりにせず、期限より前に終わらせる。
4.資料を整理し、一覧化し、すぐに取り出せるようにしておく。
5.業務フロー、業務マニュアルを作成しておく。
6.イレギュラーで来た仕事は、いつまでに必要か?期限を確認して、
  対応の可否を判断する。

7.毎朝、本日のToDoリストを書いて、できたものから消し込み線で消していく。
8.他人に振れないか?検討する。
9.余った時間ができた時に書類整理、ファイリングの見直し、情報の一覧化、
  業務改善、効率化を考える。

10.業務が便利になりそうなソフトや道具を探してみる。




1.ルーチンワークのするべきタイミングと時間をきちんと把握する。


年間、月間、週間のルーチンワークを書き出して、期限とその期限に間に合わすためには、いつ着手しないといけないか?も書き出し、業務が重なっているときは、ややこしそうな業務を前倒しで始めるようにスケジュールする。

2.ルーチンワークの業務のやり方を見直して、
  効率化できないか?考える。


毎月同じ作業をするものは、一から作業せずにコピーですまないか?テンプレートを作れないか?データの抽出移行で処理できないか?など必ず今のやり方でないといけない、という既成概念を捨てて考えてみる。

3.ルーチンワークの仕上げを期限ぎりぎりにせず、
  期限より前に終わらせる。


期限に間に合うように着手しても、イレギュラーな仕事が入ってきて期限ぎりぎりになる事はよくあるです。
なので、できるだけ余裕を持って着手して、できたら期限前でも提出やチェックに回します。
報告を受ける方も期限ぎりぎりに出されたものより、余裕がある方がゆっくりとチェックもできて、間違いや不具合が減ります。
またこれで、仕事を追いかけられるようになります。
※期限前に出せないものでも、自分のところでは完成しておいて、期限に出すようにしましょう。

4.資料を整理し、一覧化し、すぐに取り出せるようにしておく。


資料がきちんと整理されているだけで、仕事時間の短縮については、半分くらい解決していると言えるくらい、資料の整理や一覧化は、大事です。
分かりやすくファイリングして、分かりやすくタイトルをつけて、インデックスをつけて、そのインデックスをファイルの見開きに一覧として載せておきます。
そうするとファイルの見開きを見ただけで、見たい資料がそのファイルにあるかどうか?わかります。
そのファイルの見開きに入れた一覧を作成した表をPC内で確認したら、どのファイルに何が入っているか?わかります。

5.業務フロー、業務マニュアルを作成しておく。


業務の一連の流れの業務フロー図、業務マニュアルを作成し、関係者に配っておく。
例えば、経費の精算について、どのような流れで、どのタイミングでどの書式を使って申請するとか、また社員採用時にどの部署の誰が何をいつする、など役割分担がわかる表を作成するなど事前に準備します。
口で説明しただけでは、なかなかわからない事や年に数回しかないことなどが、同じ流れで業務ができるようにしておくとスムーズです。

6.イレギュラーで来た仕事は、いつまでに必要か?
  期限を確認して、対応の可否を判断する。


ルーチンワーク以外の仕事を依頼されたら、必ず期限を確認して、現況のスケジュールと照らし合わせ、スケジュールを組みなおし、スケジュール帳(PCでも携帯でもノートでも利用しているもの)に記載しておきます。
期限までに提出が難しそうな場合は、期限日に「無理でした」ではなく、仕事を依頼された時に「その期限では難しいです」と伝えましょう。
その時にどうして難しいのか?を現在入っている仕事と期限を把握して説明できれば、相手も期限の変更など対応してもらえます。

7.毎朝、本日のToDoリストを書いて、
  できたものから消し込み線で消していく。


年間のスケジュールは、PCで一覧表を作成しておきます。(目につくところに貼ったり、置いたりしておくといいと思います)
月間スケジュールも一覧として書き込みや追加入力ができるように管理します。
そして日々の業務は、毎朝メモ書きでいいので、自分の手で書いて、できたものから線を引いて消していく。と業務がはかどります。
自分の手で今日中にしようと思って書いたものは、なかなか放置できないものです。
また毎朝このToDoを書くために年間、月間スケジュールを確認しながら、忘れていることはないかなぁ?と考えると業務もれが起こりません。(是非、試してみて下さい)

8.他人に振れないか?検討する。


何でも自分で抱えこまないようにすることも大事です。
何でも人任せにするのも困りますが、業務が多忙になってきたら、他人に振れるものは、他人に振りましょう。
そのために業務マニュアルを作成しておくといざ産休や介護休業や傷病休業に入りたい時に会社や同僚に迷惑をかけずに引継ぎがスムーズにいくという利点もあります。

9.余った時間ができた時に書類整理、ファイリングの見直し、
  情報の一覧化、業務改善、効率化を考え実行する。


常に期限より前に仕事を終わらせるように働いていると時間に余裕ができてきます。
その時に普段の仕事で一番時間のかかっているものや、面倒なものを洗い出して、もっと簡単にできないか?考えます。
ついつい「今日は久しぶりにゆっくりできる~」とゆるくなってしまいがちですが、ここでさらなる整理や一覧表の作成などしておくと今後の業務がさらに進めやすくなります。
また余った時間で、会社に対する提案などを考えて資料を作ったりします。

10.業務が便利になりそうなソフトや道具を探してみる。


中小企業ではなかなか高価なものは、導入しにくいですけれど・・・
それでも無料のソフトでも本当に便利なものもたくさんあります。
また使っているソフトの機能をフル活用していない事も多いです。
例えば、会計ソフトや給与ソフト、販売ソフトなどなど・・・
そのソフトを販売しているHPには、ためになる情報が載っていますので、じっくり見てみましょう。
またセミナーの開催が行われていることもあります。
そんなものも利用するといいと思います。

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