専門知識があれば、いいのでしょうか？
・・・専門知識は、あるに越したことはないのですが、中小企業の管理部は、日々色んな事が起こり、その全ての専門的内容を知っている、という人は少ないと思います。
専門的な知識や業務に必要なスキルは、その都度勉強して覚えていけばいいと思います。

そして知識をつけることと同じくらい、以下の８つの事を意識して仕事をすると信頼されて、色んな仕事をやらせてもらえるようになります。

１．口が堅い人
２．整理整頓ができる人
３．正確さも大事だけど、仕事の速さも意識できる人
４．できない理由を考えるのでなくできる方法を考える人
５．業務効率化、業務改善を考える人
６．失敗した後のフォローがちゃんとできる人
７．人に説明をすることを厭わない人
８．経営的視点で考えようとする人

あまり考えるのが好きではないとか、言われたことを丁寧に正確にやるのが得意です。という人もいます。
それは、それで大事な事です。
けれど、だんだん考えずにできる仕事は、プログラムでできるようになったり、ロボットがやってくれる時代が来るかもしれません。
そうなると仕事を失いかねないですし、また自分が「こうした方が、仕事が早く終わるわ」とか「こうした方が、分かりやすいのじゃないかな？」と思ってやった事が、他のスタッフの役に立って感謝されたり、評価されるとやっぱりうれしいものです。

１．口が堅い人

管理部門は、会社の情報が集積します。
経営に関わる重要な事もたくさん知る立場になるので、他部署の人から色々と聞かれることもあるかもしれません・・・
でも、会社が正式に公開している情報以外は口外しない事が大事です。
特に従業員の個人情報などはしっかり守れないと管理部門には不適格とみなされてしまします。

２．整理整頓ができる人

とてもたくさんの資料や書類を扱う部署です。
必要な書類や資料をすぐに取り出せて対応できないと仕事は、溜まる一方になってしまいます。
PCのデスクトップやフォルダは、もちろんの事、社内の書類もちゃんと整理してファイリグしたり、選別して関連付けをしたりすることが大切です。
書類を探していて、1日が終わった、なんて人たまにいますよね？それは困ります。

３．正確さも大事だけど、仕事の速さも意識できる人

どうしてもお金やお金にまつわる業務が多いので正確さは大事です。
でも間違いがないようにと慎重になり過ぎて、ものすごく時間がかかっていては、色んな業務をどんどん処理していく事ができなくなってしまいます。
正確さは、間違いを見つけられるしくみを作ることを考えて、特にルーチン作業は、さっさとやってしまって、イレギュラーの業務をいつ言われても対応できるようにしている事が大事です。

４．できない理由を考えるのでなく、できる方法を考える人

管理部門には、経営陣から色んなリクエストが入ります。
聞いた瞬間に「できない」と思っても、ちょっと待って下さい。
「できない」と思って考えることは、既にできる方法を考える頭になっていないのです。
どんなにムチャで、できなさそうな事でも、「できる方法はないか？」と考えてみて下さい。
意外とみつかったりします。
それでも、どんなに考えてもできる方法が思い浮かばない時は、ただ「できません」というのでなく、“どうしてできないのか？”と“ここを少し変えれば、できるかもしれない”などの代替え案を出すことが大事です。

５．業務効率化、業務改善を考える人

ただただ決められた方法で進めるだけでなく、少しでも少ない人数で少ない時間で同じことをやる方法を考え、少しでも少ない予算でできる事を考える事が、売り上げは上げなくても、経費の節減につながります。
長時間労働も問題になってきている今だからこそ、時間での評価でなく内容の評価にシフトしていきましょう。

６．失敗した後のフォローがちゃんとできる人

ミスは、ないに越したことはないのですが、全く間違えない人などいません。
私も早とちりで、ミスってしまう事があります。
そんな時に失敗を隠そうとしたり、失敗したことをいつまでもクヨクヨして後の処理をしないのなら、そちらの方が失敗したことより問題です。
それより気づいた時点ですぐに“報告する”“謝る”“対策を伝え、実行する”が大事です。
それがしっかりできたなら、再三の失敗がない限りは逆に失敗時の対応がいいと評価されることさえあります。

７．人に説明をすることを厭わない人

管理部門は、社内の規則や制度を円滑に進めようと思った時に従業員に理解してもらって、協力をしてもらわないといけないことがたくさんあります。
社内の理解を得るために丁寧に説明をする、という事が大切になります。
これが面倒くさいと思う人は、指示書1枚で済まそうとしたり、上からの命令で人を動かそうとしたりしがちですが、ひと手間かけることでいい組織になります。
皆に好かれるように八方美人になる必要はないですが、よりよい仕組みづくりと説明は一体となって大事になります。

８．経営的視点で考えようとする人

管理部門は、従業員が働きやすくなるようにサポートするなど縁の下の力持ち的業務もたくさんあります。
けれど働く側の権利の主張だけでなく働く人の義務の追行がモチベーション高く行われるために会社の数字や現状も把握できる部署として、会社がより成長するためには？と考え、管理部門がやるべきことがたくさんあります。
それを経営陣の指示待ちでは、仕事のやらされ感ばかりで仕事は楽しくなりません。
成長するために何をすべきか？という自分から進んで考えてやる仕事は、楽しいものです。

上記のような仕事をするために役に立つようなことを今後、記載していきたいと思います。