請求書

会社の経費の支払いは、必ずしも毎月月末に請求書が来て、翌月末に支払うものばかりではなく・・・
年払いや半年払いのもの、前払のものや後払いのものなど様々です。

でもそれを全部、“現金主義”で処理してしまうと正しくないだけでなく、やはり自分の会社を運営していくのに毎月、一体いくら経費がかかるの?という事がわかりにくくなってしまいます。
支払い方は色々でも費用自体がこれは、いつの(何月分の)経費なのか?を把握して計上する“発生主義”で計上したいものです。

発生主義の注意点
1.計上もれが起こらないようにする。
①年払いや半年払いなどまとめて払うものは、まとめて各月の計上をしておく。
例えば、弁護士報酬を半年に一度支払う場合。
請求書:8月末に9月~2月分 1か月5万円×6か月分 30万円、支払期限9月末できた場合
・9月末仕訳
支払報酬 5万円 / 現預金 30万円
未払費用 25万円 /
  ↓この仕訳と同時に
10月末付け、11月末付け、12月末付け、1月末付、2月末付けの5つの仕訳も入力しておきます。
支払報酬 5万円 / 未払費用 5万円
※科目は、支払手数料とかその他、自社でお使いの科目で。

②チェック表を作って毎月、会計入力時は、チェック一覧で入力済みのものを消し込んでいく。

会計入力チェック表

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③期をまたぐ長期の前払等に注意する。
例えば、事務所や社宅を借りた時の退去時に戻ってこない礼金や保証金の償却費用は、長期前払費用として繰延資産となりますので、契約期間もしくは、契約期間の定めがない場合は、5年で毎年償却していくことになります。
同じように保証協会の保証料など。
※期間の決まっているものは、その期間で償却します。
参考:“借入金は、保証料も合わせて比較していますでしょうか?”

2.請求書が来るのが遅いものなどがある場合は、暫定や概算、洗い替え処理などで対応して、試算表(月次決算)の作成が遅くならないようにする。
参考:“経理の洗い替え処理とは?”

3.毎月の費用の増減で、特に数字が多かったり少なかったりしたら、重複計上などしていないか?確認する。
※計上モレがないように気にして、二重計上することがあるので、これも注意です。

ちゃんとチェック表で確認するという“しくみ”にしておけば、間違いは起こらないので、そんなことーってバカにしないでやってみて下さい。

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